Примерное положение об архиве
Открыть документ в галерее:
Текст документа:
__________________________ УТВЕРЖДАЮ Наименование организации ________________________________ ПОЛОЖЕНИЕ Наименование должности руководителя организации __________ N _____ _________ _____________________ Подпись Расшифровка подписи __________________ ________________________________ Место составления дата Об архиве
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников, комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с действующим законодательством и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в ______ "_____________" создается Архив.
1.2. Организация обеспечивает Архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.
1.3. Архив документов организации (далее - Архив) является самостоятельным структурным подразделением / входит в состав иного структурного подразделения.
1.4. Архив непосредственно подчиняется руководителю организации (начальнику отдела документационного обеспечения - в зависимости от организационной структуры управления).
1.5. Возглавляет архив заведующий, который назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом руководителя организации по представлению начальника отдела кадров.
На должность заведующего назначается лицо имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.
1.6. Заведующий Архивом:
1.6.1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела в организации.
1.6.2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.
1.6.3. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.
1.6.4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.
1.6.5. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.
1.6.6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.
1.6.7. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.
1.6.8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
1.6.9. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
1.6.10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.
1.6.11. Составляет установленную отчетность.
1.6.12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.
1.7. В период отсутствия Заведующего Архивом его обязанности исполняет _______________, назначенный приказом Руководителя Организации.
1.8. Структура и штат архива определяются штатным расписанием Организации в зависимости от объема и количества документов, хранящихся в архиве.
1.9 Архив в своей деятельности руководствуется:
1.9.1 Нормативными правовыми актами по ведению делопроизводства и организации архивного дела.
1.9.2 Уставом организации (Положением об организации).
1.9.3 Приказами и распоряжениями руководителя организации.
1.9.4 Правилами внутреннего трудового распорядка.
1.9.5 Коллективным договором.
1.9.6 Настоящим Положением.
1.9.7 ______________________________________________________________.
1.10. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность руководителя и других работников Архива регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми руководителем Организации.
1.11. Заведующий Архива (лицо, исполняющее его обязанности) имеет право подписи документов, направляемых от имени Архива по вопросам, входящим в его компетенцию.
1.12. Архив в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями Организации, а также, в пределах своей компетенции, со сторонними организациями.
1.13. Работа архива организации осуществляется на плановой основе.
В архиве организации составляются:
- план работы на год;
- график приема дел в архив организации;
- график передачи дел на постоянное хранение в государственный архив, представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение экспертно-методической комиссии государственного архива или экспертно-проверочной комиссии структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета;
- паспорт архива организации.
1.14. В состав документов архива входят:
- документы долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, образовавшиеся в процессе деятельности структурных подразделений организации; документы, необходимые в практической деятельности; документы по личному составу;
- документы постоянного хранения и по личному составу организаций-предшественников;
- документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных организаций, непосредственно подчиненных данной организации;
- служебные и ведомственные издания;
- научно-справочный аппарат к документам архива.
1.15. При смене руководителя архива организации (лица, ответственного за архив) приказом руководителя организации назначается комиссия в составе не менее 3 человек. Прием-передача документов и дел, научно-справочного аппарата к ним, учетных документов, а также помещений, инвентаря и оборудования архива организации оформляется актом.
1.16. Контроль за деятельностью архива осуществляет руководитель организации или его заместитель.
2 ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ
Задачами архива организации являются:
2.1. Комплектование архива документами.
2.2. Учет и обеспечение сохранности документов.
2.3. Обеспечение использования документов.
2.4. Подготовка и передача документов на постоянное хранение в государственный архив в случаях, установленных актами законодательства Республики Беларусь.
2.5. Осуществление методического руководства и анализ состояния архивного дела и ведения делопроизводства в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и организациях - источниках комплектования архива.
3 ФУНКЦИИ
В соответствии с основными задачами на архив возлагаются следующие функции:
3.1. Составляет и ежегодно уточняет список организаций - источников комплектования (для объединенного архива).
3.2. Принимает на хранение документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива.
3.3. Учитывает принятые в архив документы и дела, ведет комплекс учетных документов.
3.4. Осуществляет классификацию документов по архивным фондам и архивным коллекциям (далее - фондирование) принятых в архив документов и дел.
3.5. Обеспечивает сохранность принятых в архив документов и дел, контролирует условия их хранения, проводит проверки наличия документов и дел.
3.6. Составляет и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам, хранящимся в архиве.
3.7. Осуществляет использование документов, хранящихся в архиве, выдает информационные документы, копии архивных документов, копии частей архивных документов по запросам организаций и граждан, предоставляет документы пользователям для работы в читальном зале, выдает дела во временное пользование структурным подразделениям организации и сторонним организациям, ведет учет и анализ использования документов.
3.8. Участвует в работе центральной экспертной комиссии (далее - ЦЭК) или экспертной комиссии (далее - ЭК) организации, оказывает методическую помощь в проведении экспертизы ценности документов, находящихся в структурных подразделениях организации, в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и в организациях - источниках комплектования архива.
3.9. Проводит экспертизу ценности документов и дел, хранящихся в архиве организации, составляет годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, представляет их на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации и, в случаях, установленных настоящими Правилами, иными актами законодательства Республики Беларусь, - государственного архива, структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета или вышестоящей организации.
3.10. Подготавливает и передает документы на постоянное хранение в государственный архив в случаях и в порядке, установленных настоящими Правилами, иными актами законодательства Республики Беларусь.
3.11. Представляет в структурное подразделение по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета или государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве, в случаях, установленных актами законодательства Республики Беларусь.
3.12. Осуществляет проверку соответствия формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и организациях - источниках комплектования архива установленным требованиям.
3.13. Осуществляет анализ состояния архивов и сохранности документов в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и организациях - источниках комплектования архива.
3.14. Участвует в разработке проектов нормативных правовых актов и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления.
3.15. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архивов и служб документационного обеспечения управления организации, подчиненных (входящих в состав, систему) организаций и организаций - источников комплектования архива.
4 ПРАВА
Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право:
4.1. Анализировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации, подчиненных ей (входящих в состав, систему) организациях и в организациях - источниках комплектования архива, давать им в установленном порядке указания по вопросам, входящим в компетенцию архива организации.
4.2. Требовать от структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива своевременной передачи в архив организации документов в упорядоченном состоянии.
4.3. Запрашивать от структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива необходимые для работы сведения.
4.4. Вносить руководству организации предложения по совершенствованию делопроизводства и архивного дела.
5. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СВЯЗИ
Архив взаимодействует:
5.1. Со всеми структурными подразделениями по вопросам:
- передачи документов, их копий для пользования на месте и в пределах архива; с правом выноса из архива в течение установленных сроков для размножения (изготовления копий);
- поиска необходимых документов, информации;
- возвращения документов в архив;
- _____________________________________________________________________.
5.2. С канцелярией по вопросам:
- ведения делопроизводства (в том числе подготовки и представления документов для сдачи в архив);
- получения и выдачи документов, подлежащих размножению или копированию;
- ____________________________________________________________________.
5.3. Со службой документационного обеспечения управления (ДОУ):
- осуществляет контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации, подготовкой образовавшихся в их деятельности документов и дел к передаче на хранение в архив организации, а также проводит анализ состояния архивов в организациях - источниках комплектования, иных организациях, подчиненных (входящих в состав, систему) организации;
- __________________________________________________________________.
5.4. _______________________________________________________________.
5.5. При выдаче и возвращении документов (информационных материалов) сотрудники архива проверяют состав и содержание документов (информационных материалов). В случае отсутствия или повреждения отдельных документов (информационных материалов) архивом составляется акт с представлением руководству соответствующего структурного подразделения для принятия мер к лицам, повредившим документы (информационные материалы);
- ___________________________________________________________________.
6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
6.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на архив задач и функций несет заведующий архивом.
6.2. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.
Наименование руководителя структурного подразделения ________________ _______________________ Подпись Расшифровка подписи Визы
Приложения к документу:
- Примерное положение об архиве.pdf (Adobe Reader)
Какие документы есть еще:
- Все документы из раздела «Положение»
- Рубрикатор всех типовых образцов и бланков документов Белоруссии
Что еще скачать по теме «Положение»:
- Форма Положения о структурном подразделении
- Положение об определении круга аффилированных лиц и выявлении сделок, в совершении которых имеется заинтересованность аффилированных лиц (вариант)
- Положение о коммерческой тайне
- Положение об определении круга аффилированных лиц и выявлении сделок, в совершении которых имеется заинтересованность аффилированных лиц
- Положение о бухгалтерии
- Положение о бюро охраны труда, окружающей среды и техники безопасности
- Положение о бюро планирования и учета сбыта (продаж)
- Положение о входном контроле
- Положение о газовой службе
- Положение о главной бухгалтерии
- Каким должен быть правильно составленный трудовой договор
Трудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных. - Как грамотно составить договор займа
Взятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа. - Правила составления и заключения договора аренды
Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение. - Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставки
В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.
- Все договоры
- Все бланки
- Авторский договор, авторский заказ
- Агентский, субагентский договор и соглашение
- Договор аренды, субаренды: недвижимости, имущества
- Договор банковского счета, вклада-депозита, обслуживания
- Брачный договор, контракт, семья
- Договор безвозмездного пользования, оказания услуг
- Договор возмездного оказания услуг
- Договор гарантии и гарантийного обслуживания
- Договор дарения, пожертвования
- Договор доверительного управления
- Договор займа, беспроцентного займа
- Договор задатка, аванса
- Договор залога недвижимости, имущества, прав
- Договор комиссии, субкомиссии на покупку, продажу
- Договор концессии, франчайзинга
- Договор купли-продажи товара, имущества, акций
- Договор лизинга, сублизинга, финансовой аренды
- Лицензионный, сублицензионный договор
- Договор мены, бартера, обмена
- Договор найма, поднайма жилого помещения
- Договор на выполнение работ, оказание услуг
- Договор обучения, стажировки, переподготовки
- Договор перевода долга
- Договор подряда, субподряда
- Договор поручения, договор поручительства
- Договор поставки товара, продукции, оборудования
- Договор представительства: юридического, коммерческого
- Договор о совместной деятельности
- Договор страхования, перестрахования
- Договор уступки требований, договор цессии
- Договор хранения товара, имущества
- Трудовой договор, контракт, соглашение
- Удостоверительная надпись
- Прочие договора