Примерное положение о службе документационного обеспечения управления
Открыть документ в галерее:
Текст документа:
__________________________ УТВЕРЖДАЮ Наименование организации ________________________________ ПОЛОЖЕНИЕ Наименование должности руководителя организации __________ N _____ _________ _____________________ Подпись Расшифровка подписи __________________ ________________________________ Место составления дата О службе документационного обеспечения управления
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Документационное обеспечение управления осуществляет служба документационного обеспечения управления, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.
2. Наименование и структура службы документационного обеспечения управления устанавливаются в соответствии с принадлежностью их к определенной группе организаций.
3. В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций создаются следующие службы документационного обеспечения:
- в министерствах и ведомствах - управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министерстве (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;
- на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;
- в ассоциациях и концернах состав и структура службы документационного обеспечения управления определяется руководством организации;
- в совместных предприятиях (организациях) - правлением;
- в акционерных обществах - учредительной конференцией;
- в кооперативах - состав и структура службы документационного обеспечения управления определяется общим собранием членов кооператива;
- в аппарате управления общественных организаций - общий отдел. В состав общего отдела включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;
- в организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.
4. Работа службы документационного обеспечения управления регламентируется Положением о ней, которое разрабатывается на основе настоящего Примерного положения. Деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой документационного обеспечения управления и утверждаются руководителем организации или его заместителем. При изменении функций и задач работников службы документационного обеспечения управления должностные инструкции пересматриваются.
5. Служба документационного обеспечения управления в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления Республики Беларусь, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений, Национальной архивной службой Республики Беларусь и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.
6. Руководство службы документационного обеспечения управления должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.
7. Служба документационного обеспечения управления имеет круглую печать с обозначением своего наименования.
ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ
8. Основной целью службы документационного обеспечения управления является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Исходя из целей, служба документационного обеспечения управления решает следующие задачи:
- совершенствование форм и методов работы с документами;
- обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими нормами;
- сокращение документооборота, количества форм документов;
- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.
ФУНКЦИИ
9. В соответствии с возложенными задачами служба документационного обеспечения управления осуществляет следующие функции:
- разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;
- осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;
- организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
- регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
- организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов;
- разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;
- организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
- организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
- разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;
- осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;
- организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Республики Беларусь, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями Национальной архивной службы Республики Беларусь;
- повышение квалификации работников службы документационного обеспечения управления и архивов, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы документационного обеспечения управления;
- организация рабочих мест, в том числе автоматизация.
ПРАВА
10. Служба документационного обеспечения управления имеет право:
- принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему);
- контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации;
- запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы службы документационного обеспечения управления;
- проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;
- привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;
- возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных правил;
- совместно с вычислительным центром (ВЦ) определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации;
- подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
- разрабатывать положение о структурных подразделениях службы документационного обеспечения управления и должностные инструкции работникам;
- вносить предложения руководству организации о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;
- участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;
- вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы документационного обеспечения управления, их поощрении и наложении на них взысканий.
11. Служба документационного обеспечения управления несет ответственность за:
- обеспечение установленного порядка работы с документами в организации;
- выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников службы документационного обеспечения управления.
ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СВЯЗИ
12. Со структурными подразделениями организации - по вопросам документационного обеспечения управления;
13. С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;
14. Со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров службы документационного обеспечения управления и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами;
15. Со службами хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания работников службы документационного обеспечения управления;
16. С вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно-методических документов.
Наименование должности руководителя организации ________________ _______________________ Подпись Расшифровка подписи Визы:
Приложения к документу:
Какие документы есть еще:
- Все документы из раздела «Положение»
- Рубрикатор всех типовых образцов и бланков документов Белоруссии
Что еще скачать по теме «Положение»:
- Примерное положение о порядке распоряжения подарками и иным имуществом, полученными государственными должностными и приравненными к ним лицами государственных организаций (кроме государственных служащих) в связи с исполнением служебных обязанностей (на примере республиканского унитарного предприятия) (с приказом о его утверждении)
- Примерное положение о бюро планирования отдела маркетинга
- Примерное положение о региональном представительстве
- Примерное положение по организации исковой работы
- Примерное положение по организации претензионной работы
- Примерное положение о служебных командировках работников
- Примерное положение об архиве
- Форма Положения о структурном подразделении
- Положение об определении круга аффилированных лиц и выявлении сделок, в совершении которых имеется заинтересованность аффилированных лиц (вариант)
- Положение о коммерческой тайне
- Каким должен быть правильно составленный трудовой договор
Трудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных. - Как грамотно составить договор займа
Взятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа. - Правила составления и заключения договора аренды
Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение. - Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставки
В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.
- Все договоры
- Все бланки
- Авторский договор, авторский заказ
- Агентский, субагентский договор и соглашение
- Договор аренды, субаренды: недвижимости, имущества
- Договор банковского счета, вклада-депозита, обслуживания
- Брачный договор, контракт, семья
- Договор безвозмездного пользования, оказания услуг
- Договор возмездного оказания услуг
- Договор гарантии и гарантийного обслуживания
- Договор дарения, пожертвования
- Договор доверительного управления
- Договор займа, беспроцентного займа
- Договор задатка, аванса
- Договор залога недвижимости, имущества, прав
- Договор комиссии, субкомиссии на покупку, продажу
- Договор концессии, франчайзинга
- Договор купли-продажи товара, имущества, акций
- Договор лизинга, сублизинга, финансовой аренды
- Лицензионный, сублицензионный договор
- Договор мены, бартера, обмена
- Договор найма, поднайма жилого помещения
- Договор на выполнение работ, оказание услуг
- Договор обучения, стажировки, переподготовки
- Договор перевода долга
- Договор подряда, субподряда
- Договор поручения, договор поручительства
- Договор поставки товара, продукции, оборудования
- Договор представительства: юридического, коммерческого
- Договор о совместной деятельности
- Договор страхования, перестрахования
- Договор уступки требований, договор цессии
- Договор хранения товара, имущества
- Трудовой договор, контракт, соглашение
- Удостоверительная надпись
- Прочие договора