Примерная инструкция по делопроизводству в организации здравоохранения
Открыть документ в галерее:
Текст документа:
__________________________ УТВЕРЖДАЮ (наименование организации) ________________________________ ИНСТРУКЦИЯ (наименование должности руководителя организации) __________ N _____ _________ _____________________ (подпись) (расшифровка подписи) __________________ _____________________ (место составления) (дата) по делопроизводству
ГЛАВА 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инструкция по делопроизводству в _______________________________ (далее - Инструкция) устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в _____________________________________ (далее - организация здравоохранения) в соответствии с: Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным постановлением Государственного комитета Республики Беларусь по стандартизации, метрологии и сертификации от 21 12 2004 N 69 (далее - СТБ 6.38-2004); Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 N 4; Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 N 2, и обязательна для выполнения всеми работниками организации здравоохранения.
2. Настоящая Инструкция определяет правила приема, учета, подготовки, оформления, тиражирования, контроля исполнения и подготовки к передаче документа в архив, осуществляемые с помощью ручных и автоматизированных (компьютерных) технологий.
3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя, в состав которой входят:
организационные документы;
распорядительные документы;
справочно-информационные документы.
4. Обращения граждан, юридических лиц и документов, связанных с их рассмотрением, заявлений лиц, обращающихся за осуществлением административной процедуры, и иных документов, связанных с осуществлением административных процедур, регламентируются Инструкцией о порядке рассмотрения обращений граждан и юридических лиц в Министерстве здравоохранения Республики Беларусь и подчиненных ему государственных организациях, утвержденной постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 17 марта 2008 N 51.
5. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами, не относящимися к системе организационно-распорядительной документации (плановая, отчетно-статистическая, расчетно-денежная и другие системы документации), независимо от вида носителя, включая их регистрацию, учет, контроль исполнения, хранение, в том числе осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
6. Права, обязанности и ответственность работников организации здравоохранения, участвующих в делопроизводственном обслуживании организации, определяются их должностными инструкциями.
7. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, их сохранность в структурных подразделениях организации здравоохранения возлагается на руководителей этих подразделений. Работники организации здравоохранения должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации.
8. Работники организации здравоохранения несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно сообщается руководителю подразделения. При переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела передаются по решению руководителя организации здравоохранения или соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел.
9. Контроль за состоянием делопроизводства в организации здравоохранения осуществляется ______________________________________.
ГЛАВА 2 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
10. Документирование управленческой деятельности заключается в создании управленческих документов - фиксации на бумаге или других носителях управленческих действий по установленным правилам. Документирование управленческой деятельности может осуществляться как рукописным способом, так и с помощью технических средств.
11. Юридическим основанием создания организационно-распорядительных документов в процессе деятельности организации здравоохранения является осуществление его исполнительной и организационно-распорядительной деятельности в целях выполнения организацией здравоохранения возложенных на нее функций и задач в соответствии с ее компетенцией.
12. Организация здравоохранения ведет переписку с вышестоящими, сторонними организациями, гражданами в целях выполнения поставленных перед ними задач и реализации возложенных на них функций. Переписка между структурными подразделениями организации здравоохранения, за исключением территориально удаленных подразделений, запрещается.
13. Организация здравоохранения на основании нормативных правовых актов, определяющих ее задачи и функции, издает (составляет) также планы, отчеты, докладные записки, справки, акты и другие управленческие документы.
14. Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости - согласование (визирование), утверждение.
При подготовке и оформлении документов соблюдаются правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск. Составитель документа отвечает за правильность и достоверность его содержания, оформление, своевременность подготовки. Проверка соответствия документов действующему законодательству возлагается на юридический отдел.
15. Состав реквизитов бланков организации здравоохранения и порядок их расположения установлены СТБ 6.38-2004.
16. Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:
наименование организации-автора;
дата;
регистрационный индекс;
подпись.
Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются:
гриф утверждения;
печать;
отметка о заверении копии.
17. Документы организации здравоохранения оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Отдельные документы (внутренние документы структурных подразделений, совместные документы и др.) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов.
При оформлении писем, справок и других справочно-информационных документов допускается использовать угловой штамп организации здравоохранения.
При рукописном оформлении документов состав и расположение реквизитов должны соответствовать составу и расположению реквизитов документов, оформляемых с помощью технических средств.
18. Каждый лист документа должен иметь поля:
левое - 30 мм;
правое - не менее 8 мм;
верхнее и нижнее - не менее 20 мм.
ГЛАВА 3 БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ. УГЛОВОЙ ШТАМП
19. Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной информации.
20. На бланках изготавливается только первая страница документа, для изготовления последующих страниц используются стандартные чистые листы бумаги.
21. В организации здравоохранения используются два вида бланков, разработанных в соответствии с СТБ 6.38-2004: бланк для письма и общий бланк для других видов организационно-распорядительных документов.
При изготовлении конкретного документа наименование его вида (кроме письма) наносится на общий бланк с помощью технических средств.
22. При разработке бланков документов используются стандартные листы бумаги форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста. Бланк формата А5 используется для документов, имеющих не более пяти - семи строк текста.
23. На бланк для письма наносятся реквизиты:
Государственный герб Республики Беларусь;
код организации: код по ОКРБ 004-2001 "Органы государственной власти и управления" (далее - ОКОГУ) (для государственных органов) или код по ОКРБ 018-2003 "Юридические лица и индивидуальные предприниматели" (далее - ОКЮЛП);
наименование организации;
почтовый адрес;
коммуникационные и коммерческие данные.
На бланк для письма наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов:
дата;
регистрационный индекс;
ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа.
24. На общий бланк наносятся реквизиты:
Государственный герб Республики Беларусь;
код организации: код по ОКОГУ (для государственных органов) или код по ОКЮЛП;
наименование организации;
место составления или издания;
наименование вида документа.
На общий бланк наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов:
дата;
регистрационный индекс.
25. Бланки документов разрабатываются на основе продольного расположения реквизитов. В организации здравоохранения общий бланк и бланк для письма изготавливаются с продольным расположением реквизитов на двух языках.
При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа центрованным способом вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей. Особенности изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь регулируются актами законодательства Республики Беларусь.
26. Бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь (далее - гербовые бланки) организации здравоохранения являются полиграфической продукцией и подлежат обязательному учету. На них типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости - серии этих номеров.
27. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам гербовых бланков в журнале учета гербовых бланков организации здравоохранения.
28. Уничтожение гербовых бланков производится по акту с отметкой в журнале учета гербовых бланков организации здравоохранения.
29. В организации здравоохранения используется общий угловой штамп, который проставляется в левой верхней части первого листа документа.
30. Состав реквизитов углового штампа, порядок их размещения и оформления соответствует составу, порядку размещения и оформления реквизитов бланка.
31. Размер углового штампа не должен превышать 73 мм по горизонтали и 75 мм для штампов с изображением Государственного герба Республики Беларусь или 55 мм для штампов без изображения Государственного герба Республики Беларусь по вертикали.
ГЛАВА 4 ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
32. При подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав и порядок расположения которых установлен СТБ 6.38-2004.
33. Реквизит "Государственный герб Республики Беларусь".
Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланках документов и угловых штампах организации здравоохранения. Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках располагается в центре верхнего поля. Диаметр изображения - не более 17 мм.
34. Реквизит "Код организации".
Код организации проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа.
35. Реквизит "Код документа".
Код документа проставляется на верхнем поле справа под кодом организации.
При составлении конкретных документов код проставляется только на тех из них, унифицированные формы которых включены в ОКРБ 010-95 "Унифицированные документы" (далее - ОКУД).
36. Реквизит "Наименование организации".
Наименование организации обозначает автора документа, которым является юридическое лицо, создавшее документ.
37. Реквизит "Коммуникационные и коммерческие данные".
Коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, включая код автоматической междугородней (международной) телефонной связи) помещаются ниже почтового адреса отправителя. Группы цифр в номерах телефонов дефисом или другими знаками препинания не разделяются. Адрес электронной почты и другие сведения указываются по усмотрению организации.
Коммерческие данные включают номер расчетного счета, наименование банка и т.д. и располагаются ниже коммуникационных данных.
38. Реквизит "Название вида документа".
Название вида документа определяется его назначением и должно соответствовать компетенции организации здравоохранения, содержанию документируемого управленческого действия. На письмах название вида документа не указывается.
Название вида документа печатается прописными буквами без пробелов.
При использовании общих бланков с продольным расположением реквизитов на двух языках название документа печатается на двух языках.
39. Реквизит "Дата документа".
Датой документа является дата его подписания (приказ, письмо и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для документа, принимаемого коллегиальным органом (постановление) - дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение и др.) - дата утверждения.
При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначения месяца и года, день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты в реквизитах "Текст", "Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа", "Резолюция", "Визы", "Гриф приложения", "Отметка о наличии приложения", "Отметка о поступлении", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", "Отметка о заверении копии" оформляются цифровым способом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.
Например:
08.07.2009
При оформлении дат в приказах, документах, содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ; в протоколах - цифровой способ.
40. Реквизит "Регистрационный индекс".
Регистрационный индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями.
41. Реквизит "Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа".
Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа располагается на бланке для писем и включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ.
Например:
На N 01-1-15/2215 от 10.07.2009
42. Реквизит "Место составления или издания".
Место составления или издания документа располагается под реквизитами "Дата" и "Регистрационный индекс".
43. Реквизит "Гриф ограничения доступа".
Гриф ограничения доступа располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Гриф приложения".
44. Реквизит "Адресат".
Адресатами могут являться организации, их структурные подразделения, конкретные должностные и частные лица.
При адресовании документа организации ее наименование указывается в именительном падеже.
При адресовании документа структурному подразделению в именительном падеже указывается наименование организации, а ниже - наименование структурного подразделения.
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.
При адресовании документа руководителю организации (его заместителю) наименование организации входит в состав наименования должности адресата.
При направлении документа в несколько однородных организаций их наименования указываются обобщенно в именительном падеже.
При направлении документа руководителям нескольких однородных организаций наименования их должностей указываются обобщенно в дательном падеже.
Почтовый адрес, как правило, указывается только на конверте. Почтовый адрес входит в состав реквизита "Адресат" при адресовании документа разовому корреспонденту.
Почтовый адрес в реквизите "Адресат" оформляется в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи.
На документах, направляемых постоянным корреспондентам, организациям своей системы, адрес не проставляется. Для отправки таких документов могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.
При адресовании документа частному лицу вначале указываются фамилия и инициалы (имя, отчество) получателя, затем - почтовый адрес.
Например:
Столяровой Н.М.
ул. П.Глебки, д. 15, кв. 26
223120, п/о Логоза
Логойского р-на
Минской обл.
Реквизит "Адресат" не должен содержать более четырех адресов. Слово "копия" перед вторым и последующими адресатами не проставляется.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку. На каждом экземпляре указывается только один адресат или обобщенное наименование адресатов.
Если документ является ответным, первым адресатом на документе указывается автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.
При направлении документа в вышестоящие организации не допускается одновременное его адресование другим адресатам, кроме случаев, когда это определено поручением вышестоящей организации.
45. Реквизит "Гриф утверждения".
Утверждение является одним из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.
Документ может утверждаться двумя способами: изданием распорядительного документа или должностным лицом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое наименование организации, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.
При утверждении документа руководителем вышестоящей организации или документа, составленного не на бланке, в наименование должности лица, утвердившего документ, включается полное наименование организации.
46. Дата (день месяца) утверждения в грифе "УТВЕРЖДАЮ" проставляется должностным лицом, утвердившим документ. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств.
Распорядительный акт издается, как правило, в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений, иных действий, связанных с его применением, а также при утверждении нормативных правовых актов Республики Беларусь.
При утверждении распорядительным документом или протоколом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", названия вида документа в именительном падеже, его даты и индекса.
Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу документа. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.
Слова "УТВЕРЖДАЮ" и "УТВЕРЖДЕНО" печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.
Использование бланков документов с продольным расположением реквизитов для оформления документов, подлежащих утверждению, не допускается.
47. Реквизит "Резолюция".
Резолюция - письменное указание руководителя организации здравоохранения или его заместителей о порядке исполнения или использования документа.
Реквизит "Резолюция" включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована.
При наличии нескольких исполнителей первой указывается фамилия ответственного исполнителя, который организует работу соисполнителей.
На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей оформляются, если в них детализируется порядок исполнения документа.
Резолюция располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом. При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях документа).
При отсутствии свободного места на лицевой стороне первого листа допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного индекса и даты документа, к которому относится резолюция. Лист резолюции прикрепляется к документу и после его исполнения вместе с ним подшивается в дело. На документе проставляется отметка о наличии такого листа.
При оформлении листа резолюции используются стандартные листы бумаги форматов А6, А5, А4 с соблюдением следующих размеров полей:
для формата А6: верхнее и нижнее - не менее 10 мм, левое - не менее 12 мм, правое - не менее 8;
для формата А5: верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - 20 мм, правое - не менее 8 мм;
для формата А4: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - не менее 8 мм.
48. Реквизит "Заголовок к тексту".
Документы, оформленные на бланках или стандартных листах бумаги формата А4, должны иметь заголовок. Заголовок к тексту допускается не указывать на документах, оформляемых на бланках или стандартных листах бумаги формата А5.
Заголовок формулируется составителем документа. Он должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа.
Например:
приказ (о чем?) "О совершенствовании структуры аппарата управления";
положение (о чем?) "О канцелярии";
протокол (чего?) "конкурсной комиссии";
правила (чего?) "внутреннего трудового распорядка";
должностная инструкция (кому?) "специалисту";
акт (о чем?) "О выделении документов к уничтожению";
акт (чего?) "ревизии";
письмо (о чем?) "Об изменении сроков выполнения договора"
В заголовке к тексту разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемых в стандартах и классификаторах Республики Беларусь, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения.
Например:
О внедрении СТБ 6.38-2004
Заголовок в кавычки не заключается и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.
49. Реквизит "Отметка о контроле".
Отметка о контроле располагается на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой "К" или словом "Контроль". Отметка проставляется от руки или с помощью штемпеля. Отметка может быть дополнена контрольной датой.
50. Реквизит "Отметка о наличии приложения".
Отметка о наличии приложения располагается ниже текста документа перед реквизитом "Подпись". Слово "Приложение" печатается с прописной буквы от нулевого положения табулятора от границы левого поля, после него ставится двоеточие.
Если документ имеет приложение, названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывается только количество листов и экземпляров.
Например:
Приложение: на 7 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и экземпляров каждого приложения. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.
Например:
Приложение:
1. Инструкция по делопроизводству на 12 л. в 3 экз.
2. Отзыв на проект инструкции на 3 л. в 2 экз.
Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то в отметке о наличии приложения указывается общее количество листов приложений.
Если приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложения указывается, в какой адрес направляется приложение.
Например:
Приложение: на 5 л. в 1 экз., во второй адрес.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
В распорядительных документах реквизит "Отметка о наличии приложения" не оформляется; указание о наличии приложения дается в тексте документа: "согласно приложению", "приложение", "приложение 1", "...представить перечень документов по прилагаемой форме" и др.
51. Реквизит "Подпись".
Проект документа представляется на подпись соответствующему должностному лицу (исходя из его компетенции) полностью оформленным, проверенным, согласованным (при необходимости) вместе с приложениями и документами, на основании которых он составлен.
Реквизит "Подпись" располагается после текста и отметки о наличии приложения и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.
Если документ оформлен на бланке или с использованием углового штампа, то в наименование должности включается, как правило, видовое наименование организации.
При оформлении документа не на бланке в наименование должности включается полное наименование организации.
В составе реквизита "Подпись" могут указываться степени и звания (ученые, воинские и др.).
Например:
Директор __________________ "_________________________" доктор биологических наук, профессор Подпись И.О.Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.
Например:
Директор Подпись И.О.Фамилия Главный бухгалтер Подпись И.О.Фамилия
При подписании документа, подготовленного комиссией, указываются не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.
Например:
Председатель комиссии Подпись И.О.Фамилия Члены комиссии: Подпись И.О.Фамилия Подпись И.О.Фамилия
Документы коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем этого органа.
Например:
Председатель Подпись И.О.Фамилия Секретарь Подпись И.О.Фамилия
При подписании распорядительных и исходящих документов подписывается первый экземпляр документа.
При оформлении актов, протоколов, договоров, совместных документов подписи проставляются на всех экземплярах документа.
В реквизите "Подпись", а также реквизитах "Гриф утверждения" и "Гриф согласования" указываются фактическая должность лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ, его инициалы и фамилия. Допускается использование сокращений "Зам." ("заместитель"), "И.о." ("исполняющий обязанности"). Не допускается ставить предлог "За" или косую черту перед наименованием должности.
52. Реквизит "Гриф приложения".
Гриф приложения располагается в правом верхнем углу первого листа приложения.
Гриф приложения состоит из слова "Приложение", его порядкового номера (указывается арабскими цифрами без знака N), названия вида документа в дательном падеже, его даты и регистрационного индекса.
Порядковый номер приложения не указывается, если оно одно.
На приложениях, утверждаемых распорядительным документом или протоколом, гриф приложения не оформляется. В этом случае в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа проставляется гриф утверждения.
Документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых реквизитов документа ("Название вида документа", "Заголовок к тексту", "Подпись" и др.).
53. Согласование документов.
Документы, подготавливаемые в организации здравоохранения, до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри организации здравоохранения - со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее - с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование).
54. Реквизит "Гриф согласования".
Внешнее согласование оформляется грифом согласования.
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручной подписи, ее расшифровки и даты.
Гриф согласования печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля.
Слово "СОГЛАСОВАНО" печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.
Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне.
Например:
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ Подпись И.О.Фамилия Подпись И.О.Фамилия 14.06.2011 16.06.2011
Если документ имеет три грифа согласования, то они располагаются в следующем порядке:
Например:
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ Подпись И.О.Фамилия Подпись И.О.Фамилия 14.06.2011 16.06.2011 СОГЛАСОВАНО _________________________ _________________________ Подпись И.О.Фамилия 18.06.2011
Более трех грифов согласования оформляются двумя вертикальными рядами.
При отсутствии места на документе оформляют лист согласования. На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка:
Лист согласования прилагается
55. Реквизит "Визы".
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.
Реквизит "Виза" включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.
Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в тексте проекта документа не допускается. Замечания и дополнения излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: "Замечания прилагаются".
Визы проставляются ниже реквизита "Подпись" на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в деле.
При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования.
При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводятся. При наличии листа согласования на месте, предусмотренном для размещения визы, делается отметка, оформляемая по правилам, установленным пунктом 54 настоящей Инструкции.
Перечень согласующих инстанций определяется составителем документа исходя из его содержания и требований нормативных правовых актов.
56. Реквизит "Печать".
Реквизит "Печать" ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.
В организации здравоохранения устанавливается два вида печатей: печать организации здравоохранения и печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т.п.). Печати организации здравоохранения подразделяются на гербовые (печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь) и простые.
Перечень документов, на которых проставляется гербовая печать, определяется организацией здравоохранения на основании законодательства Республики Беларусь. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ.
57. Реквизит "Отметка об исполнителе".
Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Отметка об исполнителе включает фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя) документа. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона печатаются без знаков препинания.
Например:
Корнеев 200 59 79
Отметка об исполнителе может быть дополнена индексом структурного подразделения, в котором готовился документ (на первой строке), первыми буквами имени и фамилии лица, отпечатавшего проект документа, датой создания документа, именем файла (на второй строке) и другими поисковыми данными.
Например:
34/15 Каменев 218 77 93
ММ 16.07.2009 Перечень документов
При оформлении документа на компьютере реквизит "Отметка об исполнителе" выполняется шрифтом Times New Roman обычный, размер - 9 пунктов, межстрочный интервал - точно 9 пунктов.
Отметка об исполнителе обязательно оформляется на исходящих документах.
58. Реквизит "Отметка о заверении копии".
Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена.
Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита "Подпись" и включает слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.
Например:
Верно Начальник отдела кадров Подпись И.О.Фамилия 25.01.2009
При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки физическому лицу заверительную надпись удостоверяют печатью организации здравоохранения.
На копиях исходящих документов, остающихся в деле организации здравоохранения, реквизиты бланка не воспроизводятся, проставляются дата подписания документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копии, в которой допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.
Например:
Верно Подпись И.О.Фамилия
Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства Республики Беларусь.
Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи.
Организация здравоохранения может заверять копии только тех документов, которые созданы в нем самом.
Снятие копий с документов сторонних организаций для представления третьим лицам допускается с разрешения этих организаций. Без разрешения сторонних организаций допускается изготавливать и заверять копии документов при решении вопросов приема граждан на работу, подтверждения их трудового стажа, формировании личных дел работников (копии дипломов, свидетельств об образовании, трудовых книжек и др.), а также документов, полученных организацией здравоохранения в подтверждение его прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.).
59. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело".
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на документе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов "В дело", номера дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, даты и индекса документа, свидетельствующего об исполнении, собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения - исполнителя и даты направления документа в дело.
Например:
В дело 11-10
Подготовлен ответ
15.02.2009 N 11-10/130
Подпись
17.05.2009
При отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении, в отметке указываются краткие сведения об исполнении.
Например:
В дело 5-15
Произведен перерасчет
Подпись
20.11.2009
60. Реквизит "Отметка о поступлении".
Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) проставляется на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа.
На документах, требующих срочного исполнения, вместе с датой допускается указывать время поступления (часы, минуты).
ГЛАВА 5 ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТАМ ДОКУМЕНТОВ
61. Текст документа должен быть достоверным, объективным, максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения, не допускать различных толкований.
62. Текст документа излагается простым и ясным языком, с соблюдением норм официально-делового стиля литературного языка.
63. Языками делопроизводства и документации в Республике Беларусь являются белорусский и русский.
Тексты документов, направляемых за пределы Республики Беларусь, могут составляться на белорусском, русском языках, на языке страны адресата или на другом иностранном языке.
64. Предложения строятся согласно общепринятым грамматическим и орфографическим правилам белорусского и русского языков, преимущественным является употребление простых распространенных предложений.
65. В документах применяют термины и определения, установленные действующими стандартами и терминологическими словарями. Многозначные термины в каждом конкретном случае должны употребляться только в одном из своих значений.
66. В тексте документа не допускается употребление:
просторечий и экспрессивных форм разговорной речи;
иноязычных заимствований при наличии равнозначных слов и терминов в белорусском или русском языке;
нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;
аббревиатур, кроме общеизвестных или расшифрованных в тексте документа;
ненормативной лексики.
67. Тексты сложных по содержанию документов (приказов, распоряжений, протоколов, инструкций и др.) делятся на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, подпункты - на абзацы. В больших по объему документах пункты могут объединяться в главы.
Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится. Главы должны иметь заголовки, точка в конце заголовка не ставится. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой. В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа.
Подпункты нумеруются арабскими цифрами и записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта и номер подпункта, после которых ставятся точки.
Например:
2.1.
2.2.
Нумерация пунктов должна быть сквозной для всего документа, подпунктов - сквозной для каждого пункта.
Абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом.
68. В тексте документа перед каждой позицией перечисления, выделенной абзацным отступом, дефис или иной знак не ставится. После перечисления, кроме последнего, ставится точка с запятой.
69. Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм. Определяющим в выборе формы представления текста является характер информации, содержащейся в тексте документа.
70. В распорядительных документах организации здравоохранения, действующей на принципах единоначалия, текст излагается от первого лица единственного числа: "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ" и др.
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа: "ПОСТАНОВЛЯЕТ", "РЕШИЛ" и др.
ГЛАВА 6 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫХ С ПОМОЩЬЮ ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ
71. Текст документов на бланках формата А4 печатается через одинарный межстрочный интервал на компьютере, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал или точно 14 пунктов (далее - пт).
72. При наборе текста с использованием технических средств применяется гарнитура шрифта Times New Roman в обычном начертании, размер шрифта - не менее 13 пт, или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами Республики Беларусь. Выравнивание текста производится по ширине листа.
73. При подготовке таблиц межстрочный интервал допускается уменьшать до 11 пт.
74. При оформлении документа на компьютере реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита "Текст"), печатают с интервалом точно 14 пт.
Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования", "Гриф приложения" отделяются друг от друга одинарным межстрочным интервалом.
Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом.
Например:
СОГЛАСОВАНО Одинарный ___________________ Точно 14 пт ___________________ Подпись И.О.Фамилия Одинарный 01.02.2012 Одинарный Полуторный СОГЛАСОВАНО Одинарный ___________________ Точно 14 пт ___________________ 01.02.2012 Одинарный
75. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 73 мм при оформлении на компьютере.
76. При печатании документов на компьютере:
0 - граница левого поля;
1 - после 5 печатных знаков от границы левого поля или 12,5 мм;
2 - после 16 печатных знаков от границы левого поля или 40 мм;
3 - после 24 печатных знаков от границы левого поля или 60 мм;
4 - после 32 печатных знаков от границы левого поля или 80 мм;
5 - после 40 печатных знаков от границы левого поля или 100 мм;
6 - после 48 печатных знаков от границы левого поля или 120 мм;
7 - после 56 печатных знаков от границы левого поля или 140 мм;
8 - после 64 печатных знаков от границы левого поля или 160 мм.
77. От нулевого положения печатаются:
реквизит "Название вида документа";
реквизит "Заголовок к тексту";
реквизит "Текст" (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа);
реквизит "Отметка о наличии приложения";
реквизит "Отметка об исполнителе";
реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело";
реквизит "Отметка о заверении копии";
реквизит "Гриф согласования" и наименование должности в реквизите "Подпись";
слова "Верно", "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ".
От первого положения печатается начало абзацев в тексте.
От четвертого положения печатается реквизит "Адресат".
От пятого положения печатаются реквизиты "Гриф ограничения доступа", "Гриф утверждения", "Гриф приложения".
От шестого положения печатается расшифровка подписи в реквизите "Подпись".
От седьмого положения печатаются коды по ОКУД, ОКОГУ и ОКЮЛП.
При оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации (297 х 210) реквизиты "Гриф ограничения доступа", "Гриф утверждения", "Гриф приложения", расшифровка подписи в реквизите "Подпись" печатаются от восьмого положения табулятора (64 печатных знака или 160 мм).
78. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают двумя вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положений табулятора, а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации - от нулевого и восьмого положений табулятора.
При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, наименования должностей в реквизите "Подпись" располагают двумя вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положений табулятора.
79. Если заголовок к тексту превышает пять строк, его допускается продлевать до границы шестого положения табулятора (120 мм от границы левого поля).
80. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатаются от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст - точно 14 пт.
81. В текстах документов слова "Примечание", "Основание", а также слово "Приложение" в отметке о наличии приложения оставляются открытыми, а относящаяся к ним информация печатается столбцом точно 14 пт.
82. В конце реквизитов (кроме реквизита "Текст") точки не ставятся. В середине строк реквизитов знаки препинания сохраняются.
В документах не допускаются текстовые выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку.
Прописными буквами печатаются: реквизит "Название вида документа", слова "УТВЕРЖДАЮ", "УТВЕРЖДЕНО", "СОГЛАСОВАНО" - в грифах согласования и утверждения, "ПРИКАЗЫВАЮ" - в приказах, "ПОСТАНОВЛЯЕТ" - в постановлениях, "РЕШИЛ" - в решениях, "ОБЯЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ" - в распоряжениях и указаниях, "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "РЕШИЛИ" - в протоколах, фамилии работников в текстах приказов по личному составу, названия разделов и подразделов в организационных документах.
83. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами, первая страница не нумеруется.
Новую страницу документа не допускается начинать последней неполной строкой абзаца.
Документы со сроком хранения до трех лет включительно допускается печатать на двух сторонах листа.
ГЛАВА 7 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
84. Организация документооборота.
Документооборот - это движение документов в организации здравоохранения с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело.
85. Организация документооборота отвечает следующим требованиям:
оперативность прохождения документов;
исключение не обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами;
соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов.
Прохождение и обработка основных категорий документов в организации здравоохранения осуществляются строго в соответствии со схемой прохождения документов, которая утверждается руководителем. Организация документооборота при применении средств автоматизации делопроизводства обеспечивает совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов.
86. Регистрация документов.
Регистрация документов - запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки.
87. Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки.
88. Документы, не подлежащие регистрации, включены в утвержденный перечень.
89. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в организации здравоохранения осуществляется в _________________________________.
90. Регистрация входящих и исходящих документов, передаваемых по каналам электросвязи (факсимильная связь, электронная почта и др.), производится в том же порядке, что и документов, передаваемых по почте или курьерской связью.
91. Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов заполняется регистрационно-контрольная форма в автоматизированной системе - автоматизированная база (банк) данных, с помощью которой осуществляются справочная работа по документам и контроль за сроками их исполнения, представляющая собой совокупность регистрационно-учетных сведений о документе.
92. При регистрации каждому документу присваивается регистрационный индекс, который представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение. Он включает в себя порядковый регистрационный номер, присвоенный документу при создании или получении, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, индексом применяемого в организации здравоохранения классификатора корреспондентов, вопросов деятельности и т.п., а также другими поисковыми признаками.
93. Прием, регистрация и исполнение входящих документов.
Вся поступающая в организацию здравоохранения корреспонденция принимается и обрабатывается _______________________________________.
94. До вскрытия конвертов (пакетов) проверяются правильность доставки (по адресу на конверте), целостность упаковки, сохранность печатей.
Ошибочно доставленная корреспонденция направляется по назначению, а при невозможности установления адресата - возвращается отправителю с пометкой "Ошибочно доставлено".
95. Поступившие конверты (пакеты) вскрываются, за исключением присланных в адрес общественных организаций или имеющих пометку "Лично", которые передаются адресату.
Упаковка документов, поступивших на съемных машинных носителях (дисках, дискетах и др.), не вскрывается, обработке подлежит только сопроводительная документация.
96. После вскрытия конвертов (пакетов) проверяются комплектность и сохранность вложений.
97. В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого вместе с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй остается в канцелярии управления медстатистики, информационных технологий и делопроизводства.
После вскрытия конверты (пакеты) уничтожаются, за исключением следующих случаев:
дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;
на документе отсутствует реквизит "Дата";
дата документа существенно отличается от даты его получения;
в полученном документе нет обратного адреса отправителя.
В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после исполнения документа подшивается вместе с ним в дело.
Адресные ярлыки конвертов и пакетов сохраняются в случае поступления корреспонденции наложенным платежом для представления с отчетом в бухгалтерию в качестве оправдательных документов.
98. На всех поступивших документах в правом нижнем углу первого листа проставляется отметка о поступлении (регистрационный штамп). Штамп проставляется на конверте (пакете), если корреспонденция не вскрывается.
Документы, подлежащие регистрации в структурных подразделениях, передаются по назначению исполнителям с проставлением на них регистрационного штампа, в котором проставляется дата поступления.
На нерегистрируемых документах, печатных изданиях, документах-приложениях, бланках документов регистрационный штамп не проставляется.
99. Входящие документы, поступившие в организацию здравоохранения до 14.00, регистрируются в этот же день. Документация, поступившая после 14.00, регистрируется на следующий день; документы с пометкой "срочно", а также документация из вышестоящих организаций регистрируются в течение дня поступления.
100. Регистрационным индексом входящего документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года. После исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.
Например:
512/1 - 29
101. Зарегистрированные документы передаются из _______________________ на рассмотрение руководителю организации здравоохранения или его заместителям. Документы, не требующие решения руководства, передаются исполнителям согласно их компетенции.
Срочные документы передаются руководителю организации здравоохранения или его заместителям по мере поступления.
102. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции.
Документ с резолюцией руководителю организации здравоохранения и (или) его заместителя ________________ направляется исполнителю, а при наличии нескольких исполнителей - ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.
103. При необходимости срочного исполнения или ознакомления с документом нескольких структурных подразделений (должностных лиц) в ______________________ с документа снимается необходимое количество копий, которые одновременно направляются на исполнение. Подлинник документа передается ответственному исполнителю с пометкой о передаче копий соисполнителям. Документ передается исполнителям поочередно, если размножение документа не разрешается.
Для ускорения процессов исполнения документов, а также в справочно-информационных целях бумажные документы, поступающие в организацию здравоохранения, могут переводиться в электронный вид путем сканирования или иным способом. Наличие электронной копии документа не отменяет необходимости осуществления с поступившим бумажным документом делопроизводственных операций, установленных настоящей Инструкцией, в том числе в части формирования его в дело и передачи в архив.
104. Документы передаются на рассмотрение руководителю структурного подразделения или его заместителю согласно установленному распределению обязанностей.
105. Документ с момента поступления до завершения исполнения находится у исполнителя и в дело не помещается.
106. На исполненном документе исполнителем или руководителем структурного подразделения-исполнителя проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело с указанием индекса дела, в которое документ будет помещен.
Ответственный за делопроизводство переносит отметку об исполнении документа и направлении его в дело в регистрационную форму, после чего документ подшивается в дело.
107. Регистрация и отправка исходящих документов.
Исходящие документы регистрируются в __________________________ после их подписания руководителем организации здравоохранения или его заместителями или иными уполномоченными лицами в соответствии с их компетенцией. Документы регистрируются в день их подписания.
108. Исходящие документы делятся на инициативные и ответные.
109. Индекс инициативного исходящего документа включает индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в подразделении, подготовившем документ), и через дробь - порядковый регистрационный номер, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года.
Например:
05 - 17/112
110. Регистрация ответных документов осуществляется на РКК, на которых были зарегистрированы соответствующие инициативные документы. Регистрационным индексом ответного документа являются индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия ответного документа, и регистрационный номер поступления инициативного документа. В РКК информация об ответном документе записывается в графу "Отметка об исполнении документа".
На ответном документе проставляется ссылка на исходящий регистрационный индекс и дату документа-запроса.
111. Отправка документов осуществляется ______________________, где проверяется правильность оформления документов: наличие необходимых реквизитов, приложений, соответствие количества экземпляров документа количеству адресатов, правильность адресования и др.
Неправильно оформленные и некомплектные документы возвращаются исполнителям.
112. Документы на переносных носителях информации (дисках, дискетах и др.) принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке. Копия сопроводительного письма помещается в дело на общих основаниях.
113. Документы, направляемые более чем в четыре адреса, передаются для отправки со списком на рассылку.
На заказную корреспонденцию составляется реестр рассылки, в котором отправителем проставляются должность, фамилия и дата отправки. Реестр со штемпелем отделения связи подшивается в дело.
114. Обработка и отправка документов осуществляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
115. Регистрация и исполнение внутренних документов.
Работа с внутренними документами на этапах подготовки и оформления ведется по правилам, установленным для работы с исходящими документами.
116. Внутренние документы регистрируются на РКК после их подписания (утверждения).
117. Регистрация распорядительных документов осуществляется по видам отдельно от других внутренних документов.
Распорядительные документы по основной деятельности по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно.
Распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства Республики Беларусь установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно.
118. Регистрационным индексом распорядительного документа, протокола является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года.
Регистрационным индексом распорядительного документа по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой "к" (для документов 75-летнего срока хранения) или "л" (для документов 3-летнего срока хранения).
Регистрационным индексом распорядительного документа, регистрируемого в порядке, определенном абзацем, является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный идентифицирующим разновидность документа буквенным или иным условным обозначением (приказы по основной деятельности без литеры, приказы по административно-хозяйственной деятельности - с литерой А).
119. Совместные распорядительные документы имеют составные индексы, включающие порядковые регистрационные номера, присваиваемые им в организациях, их подготовивших.
Например:
81/54
120. Регистрационными индексами докладных записок, справок и других информационно-справочных документов являются их порядковые регистрационные номера, присваиваемые в пределах делопроизводственного года, которые могут дополняться индексами дел по номенклатуре дел.
121. Рассмотрение и исполнение внутренних документов осуществляется в соответствии с установленным порядком обработки входящих документов.
122. Информационно-поисковая система по документам организации.
Учет объема документооборота.
Объем документооборота в организации здравоохранения - количество документов, полученных (входящие) и созданных (внутренние, исходящие) организацией здравоохранения за определенный период времени.
123. Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации.
За единицу учета принимается один экземпляр документа без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Каждый документ учитывается один раз. Приложения к документу учитываются вместе с ним как один документ.
124. Отдельно учитываются полученные и созданные организацией документы, обращения граждан.
125. В организации здравоохранения проводится полный учет объема документооборота. Также ежемесячно руководителями структурных подразделений организации здравоохранения осуществляется контроль за объемом документооборота, проводится анализ количества входящих, исходящих документов и их состава с целью устранения причин, влекущих дополнительное увеличение документооборота.
126. Учет и анализ объема документооборота в организации здравоохранения осуществляются под руководством ____________________________________________.
127. Результаты учета объема документооборота обобщаются ________________________ и представляются руководителю организации здравоохранения для выработки мер по совершенствованию работы с документами.
ГЛАВА 8 КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ
128. Задачи контроля исполнения.
Целью контроля является обеспечение своевременного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
129. Контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние, которые по своему характеру требуют решения (ответа). Необходимость постановки документов на контроль, сроки исполнения, исполнители и должностные лица, ответственные за контроль, устанавливаются в резолюции руководителем организации здравоохранения или его заместителями или в тексте документа.
На контролируемых документах проставляется отметка о контроле.
130. Сроки исполнения документов.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь. Сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными.
Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативно-правовыми актами Республики Беларусь.
Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции руководителем организации здравоохранения или его заместителей.
131. Документ, для которого типовой или индивидуальный срок исполнения не установлен, должен быть исполнен в течение 15 дней, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь.
132. Если крайняя дата исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, он должен быть исполнен не позднее предыдущего рабочего дня. В случае, когда срок исполнения документа определяется с использованием предлога "до" или "к", указанная за ним дата является крайней датой исполнения документа.
133. Допускается изменение сроков исполнения документов (поручений). Изменение срока исполнения производится лицом, установившим его. Аргументированная просьба исполнителя о переносе срока направляется письменно (в форме докладной записки) или устно лицу, установившему срок, не менее чем за 5 дней до истечения срока исполнения или сразу же после получения задания. Изменение документируется - проставляются новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы.
Если по каким-либо причинам документ не может быть исполнен в срок, необходимо до истечения установленных сроков исполнения согласовать вопрос с руководителем организации здравоохранения или его заместителями об установлении нового срока. Уход в отпуск, отъезд в командировку работника не являются уважительными причинами неисполнения документа в срок.
134. Исполнение документа (поручения) может быть поручено нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный первым, является ответственным исполнителем и отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать и контролировать действия исполнителей: созывать совещания, требовать необходимые документы, давать поручения и др.
135. Организация контроля исполнения.
Система контроля исполнения включает:
учет контролируемых документов (поручений) и их своевременное доведение до исполнителей;
сигнальный лист;
контроль за сроками исполнения;
проверку и регулирование хода исполнения, снятие документов с контроля;
учет и отчетность о результатах исполнения;
оценку состояния исполнительской дисциплины.
136. Учет контролируемых документов (поручений) и контроль исполнения строятся на основе регистрационных данных, отраженных в РКК.
Один контролируемый документ может быть разбит на несколько поручений или заданий в соответствии с числом исполнителей или различными сроками исполнения. При нескольких исполнителях, один из которых назначается ответственным, РКК заполняется только для передачи исполнителю, назначенному ответственным, а документ при необходимости размножается по числу исполнителей.
РКК с перспективными и просроченными сроками исполнения документов (поручений) группируются в самостоятельные разделы контрольной картотеки и помечаются другим цветом. Ежедневно формируются сигнальные листки: напоминания о приближении срока исполнения. Исполнители получают сигнальный лист за 2 - 3 дня до истечения установленных сроков.
137. Документ (поручение) снимается с контроля после его исполнения, подтвержденного документально.
Свидетельством исполнения документа (поручения) является подготовленный исполнителем и подписанный руководителем организации здравоохранения или его заместителем или иным уполномоченным лицом исходящий или внутренний документ. В случае отсутствия документа, свидетельствующего об исполнении, краткие сведения об исполнении фиксируются исполнителем в РКК.
На исполненном документе оформляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Снятие с контроля осуществляет то должностное лицо, которое поставило данный документ на контроль.
138. Карточка с информацией, характеризующей исполнение, представляется ответственному за контроль для проверки исполнения и снятия документа (поручения) с контроля.
При некачественном исполнении документ (поручение) с контроля не снимается и переходит в разряд не исполненных в срок.
139. Информация о результатах исполнения документов (поручений) периодически обобщается и доводится до сведения руководства.
140. Контрольные действия осуществляются в месте регистрации документов с использованием автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АСДОУ).
ГЛАВА 9 СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
141. Номенклатура дел организации здравоохранения - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации здравоохранения в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
142. В делопроизводстве номенклатура дел организации здравоохранения используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. В архиве организации здравоохранения номенклатура дел используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
143. Сводная номенклатура дел организации здравоохранения составляется заведующей архивом организации здравоохранения на основе номенклатур дел структурных подразделений, подписывается руководителем организации здравоохранения или его заместителем, согласовывается с экспертной комиссией (ЭК) организации здравоохранения и экспертно-методической комиссией (ЭМК) архива. Затем номенклатура подлежит утверждению не позднее декабря текущего года.
144. Сводная номенклатура дел организации здравоохранения составляется в трех экземплярах. Первый экземпляр номенклатуры дел передается в государственный архив, второй - используется в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в качестве учетного документа в архиве организации здравоохранения.
145. После утверждения сводной номенклатуры дел из нее делаются выписки по структурным подразделениям. Заверенные в установленном порядке выписки передаются для использования их при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях.
146. При составлении номенклатуры дел организации здравоохранения учитываются положения о структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе организации здравоохранения в целом и его структурных подразделений, должностные инструкции работников, номенклатуры дел за предыдущие годы, регистрационные формы, справочные картотеки, перечни документов с указанием сроков хранения. Изучаются состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации здравоохранения.
147. В номенклатуру дел включаются дела (документы) постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, в том числе учетно-регистрационные формы (журналы, книги) и справочные картотеки.
148. В номенклатуру дел не включается Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники нормативных правовых актов, печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т.д.), указатели и другие вспомогательные документы, не отражающие основную деятельность организации здравоохранения.
149. Сводная номенклатура дел организации здравоохранения составляется по структурному принципу (в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой). Независимо от принципа построения номенклатуры дел и утвержденной структуры организации здравоохранения в первый раздел включаются дела управления медстатистики, информационных технологий и делопроизводства. Сводная номенклатура дел оформляется на чистом листе бумаги формата А4.
150. Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой. В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) раздела (подраздела) номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела (подраздела).
Например:
1-1, 1-2; 2-1, 2-2, 2-3
При необходимости составные части индекса могут дополняться цифрой "0".
Например:
01-01, 01-02; 02-01, 02-02, 02-03
В сводной номенклатуре однородным делам, включенным в различные разделы (подразделы), присваиваются одинаковые заголовки.
Например:
Приказы руководителя по основной деятельности. Копии.
Дела, в которые группируются документы по вопросам, разрешаемым в течение двух и более лет (переходящие дела), включаются в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом.
В конце каждого раздела номенклатуры дел структурных подразделений организации здравоохранения предусматриваются резервные индексы для незапланированных дел, заводимых в течение года.
151. В графе 2 номенклатуры дел указываются названия разделов, соответствующие наименованиям структурных подразделений, и заголовки (наименования) дел.
152. Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия. В состав заголовка включаются указание рода заводимого дела (документы, переписка, дело), разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и др.), название темы (содержание) дела.
153. В заголовки определенных категорий дел дополнительно включаются:
указание автора документов (полное, сокращенное название организации здравоохранения, структурного подразделения или должностного лица);
указание адресата или корреспондента документов;
географическое название населенного пункта или территории, с которой связано содержание документов дела;
даты (период), к которым относится содержание документов дела.
Термин "Документы" используется при группировке в дело различных видов документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства. В конце заголовка в скобках указываются основные виды документов, включенных в дело.
154. При объединении в одном деле документов-приложений к какому-либо документу или группе документов.
Термин "Дело" используется в заголовке при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, связанных последовательностью делопроизводства.
155. В заголовках дел с перепиской указываются корреспондент или корреспонденты, если переписка ведется с одним, двумя или тремя корреспондентами, и содержание вопроса, по которому ведется переписка.
156. Если переписка ведется с более чем тремя однородными корреспондентами, они могут быть названы в заголовке обобщенно.
157. Если переписка ведется с более чем тремя разнородными корреспондентами, их названия в заголовке, как правило, не указываются.
158. В заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию, указываются число, месяц, квартал и год, на (за) который составлены документы (например: планы работы структурных подразделений организации здравоохранения на IV кв. 2009 г.; квартальные отчеты о работе структурных подразделений организации здравоохранения за 2009 год).
159. Не допускается использовать в качестве заголовков формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело ("Материалы", "Документальные материалы", "Разные документы", "Финансовые документы", "Общая переписка" и т.п.), и определения, в которых вид документа заменен действием ("Исследование ...", "Рассмотрение ...", "Обеспечение ..." и т.д.).
В процессе формирования дел заголовки могут уточняться.
160. Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке:
нормативные правовые акты Республики Беларусь (декреты, указы Президента Республики Беларусь, законы Республики Беларусь, постановления Совета Министров Республики Беларусь и др.);
учредительные документы организации здравоохранения (уставы, положения, свидетельства о регистрации и др.);
распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.);
распорядительные документы организации здравоохранения (приказы и др.);
организационные документы (штатные расписания, положения, инструкции, правила и др.);
протоколы;
планы;
отчеты;
договоры;
справочно-информационные документы (акты, справки, информации, сводки и др.);
переписка;
учетно-регистрационные формы.
Порядок систематизации иных заголовков дел определяется составителем номенклатуры (зав. архивом).
161. Систематизация заголовков дел внутри каждой группы определяется в соответствии со значимостью документов и сроками их хранения: приказы по основной деятельности располагаются перед приказами по личному составу, годовые планы и отчеты - перед квартальными и месячными, переписка с вышестоящими организациями - перед перепиской с иными организациями и т.д.
162. Систематизация заголовков однородных дел, содержащих наименования корреспондентов или географические названия, осуществляется по алфавиту.
163. Графа 3 номенклатуры дел заполняется в конце делопроизводственного года. В ней указывается количество дел (томов, частей), заведенных в организации здравоохранения в течение года под соответствующим заголовком.
164. В графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующим перечням типовых документов и (или) ведомственным перечням документов с указанием сроков хранения, иным актам законодательства Республики Беларусь, даются ссылки на соответствующие пункты и (или) статьи перечней.
165. Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях, определяются ЭК.
166. В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о переходящих делах, о заведении дел, о передаче дел в другую организацию, о выделении дел к уничтожению, об утрате дел, о передаче в архив организации здравоохранения дел временного (до 10 лет) хранения, о датах и индексах протоколов заседаний ЭК организации здравоохранения, в соответствии с которыми установлены сроки хранения документов, не отраженных в перечнях типовых документов и (или) ведомственных перечнях документов с указанием сроков хранения, и др.
167. В конце сводной номенклатуры дел перед реквизитом "Подпись" указываются названия нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел.
168. По окончании делопроизводственного года заведующий архивом организации здравоохранения в конце сводной номенклатуры дел составляет итоговую запись о категориях и количестве заведенных дел.
Итоговые записи к номенклатурам дел структурных подразделений составляются по этой же форме и подписываются руководителями этих подразделений.
ГЛАВА 10 ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
169. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
170. Документы группируются в дела работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях организации здравоохранения. Контроль за формированием дел осуществляется заведующим архивом организации здравоохранения.
171. Документы группируются в дела согласно отметкам об исполнении документов "В дело N" и в строгом соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяются правильность оформления документов, наличие подписей, дат, отметок об исполнении и других необходимых реквизитов документов.
172. Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.
173. В дела группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих и личных дел.
Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные дела. Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.
В дело включается только один экземпляр каждого документа. Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры.
Приложения формируются в дела вместе с документами, к которым они относятся. При значительном объеме приложений они группируются в отдельные дела.
174. Объем дела не должен превышать 250 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением предыдущего.
175. Документы в деле систематизируются по следующим принципам или их совокупности: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный и др.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и систематизируются в порядке возрастания номеров.
176. Приказы и распоряжения по основной деятельности и по личному составу группируются в отдельные дела.
177. Приказы и распоряжения по личному составу группируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения:
о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании, установлении надбавок, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, длительных (более месяца) и зарубежных командировках, заключении и продлении трудовых договоров (контрактов);
о предоставлении отпусков, наложении взысканий, назначении дежурных, командировках.
178. Распорядительные документы определенной разновидности, регистрируемые отдельно, группируются в отдельные дела.
Протоколы в делах систематизируются по хронологии в порядке возрастания номеров.
179. Планы, отчеты, сметы, титульные списки группируются отдельно от расчетов к ним. Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Например, план на 2009 год, составленный в 2008 году, или отчет за 2009 год, составленный в 2008 году, должны быть отнесены к 2008 году. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.
Дела с перепиской, поручениями и документами об их выполнении формируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (запрос или поручение), за ним - документ-ответ.
180. Документы личного дела систематизируются в порядке, установленном актами законодательства Республики Беларусь. Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь. Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации здравоохранения (специалист по кадрам). Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации здравоохранения.
181. Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа о приеме на работу (назначении на должность).
182. При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:
внутренняя опись документов личного дела;
дополнение к личному листку по учету кадров;
личный листок по учету кадров;
автобиография;
копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
заявление о приеме на работу;
копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
183. При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы:
декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);
обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции;
контракт;
анкета;
копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных работников);
копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;
договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.).
184. В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника:
характеристики и аттестационные листы;
списки научных трудов и изобретений;
заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;
копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;
иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.
По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками.
185. В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.
186. В личное дело не включаются:
копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);
справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;
другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.
187. Обращения граждан и документы по их рассмотрению группируются в самостоятельные дела и систематизируются в хронологическом или алфавитном порядке. Обращения граждан, содержащие предложения по улучшению деятельности государственных органов, иных организаций (должностных лиц), группируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам. Каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. Повторные обращения и документы по их рассмотрению систематизируются в деле вместе с предыдущими обращениями.
188. Лицевые счета группируются в самостоятельные дела в пределах года и систематизируются по алфавиту фамилий.
189. Правильность формирования дел проверяется при поступлении их в архив и при передаче их на государственное хранение.
ГЛАВА 11 ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ
190. Дела организации здравоохранения подлежат оформлению при их заведении и по завершении делопроизводственного года. Оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в которых они формируются. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях при методической помощи и под контролем архива.
191. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
192. Частичному оформлению подлежат все дела при их заведении в делопроизводстве. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством.
193. Частичное оформление дела при заведении в делопроизводстве предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел. На обложке дела указываются:
наименование организации здравоохранения;
наименование структурного подразделения;
индекс дела по номенклатуре дел;
заголовок дела;
год, в котором заводится дело;
срок хранения дела.
194. Полное оформление дела предусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов в деле;
составление внутренней описи документов дела;
составление листа-заверителя дела;
оформление и уточнение реквизитов обложки дела;
систематизацию документов дела в соответствии с требованиями главы 11 настоящей Инструкции;
составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов дела.
195. Дела, подлежащие полному оформлению, подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 в альбомной ориентации, подшиваются (переплетаются) за левое поле и складываются. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов удаляются.
196. Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (чертежи, рукописи и т.д.), хранятся в папках с тремя клапанами и завязками или в картонных футлярах (коробках).
197. Листы в деле, кроме листа-заверителя дела и листов внутренней описи, нумеруются в правом верхнем углу арабскими цифрами черным графитным карандашом. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы каждого тома дела нумеруются отдельно.
198. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.
199. Чертежи, диаграммы, фотографии и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
200. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Документы, подклеенные одним краем, нумеруются отдельно.
201. Документы, которые невозможно подшить в дело, вкладываются в конверт, который подшивается в дело. Вложения нумеруются отдельно от конвертов: вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
202. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке. Собственная нумерация сохраняется, если имеющий ее документ составляет отдельное дело.
203. При наличии большого количества ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа. Если обнаруженные ошибки в нумерации незначительны, то используются литерные номера листов.
Например:
15а, 15б
204. К делам, учет которых вызывается спецификой документации (особо ценные, личные дела, дела, сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела), составляется внутренняя опись документов дела.
205. Во внутренней описи указываются порядковые номера документов в деле, даты, индексы, заголовки документов и номера листов, на которых расположен каждый документ. Во внутренней описи дел с распорядительными документами по личному составу в качестве заголовка указываются предписываемые действия (прием, перевод, увольнение и др.) с указанием фамилий, имен, отчеств конкретных работников. Если в одном распорядительном документе по личному составу содержится несколько действий, каждое из них отражается во внутренней описи под самостоятельным порядковым номером.
206. Внутренняя опись документов личного дела составляется в процессе ведения личного дела. Если несколько личных дел уволенных работников подшито (переплетено) в одно дело, кроме внутренних описей каждого дела составляется дополнительная внутренняя опись включенных в него личных дел.
207. В конце внутренней описи делается итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в дело листов документов и количество листов внутренней описи.
208. Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления и помещается в начале дела. Если дело подшито (переплетено) без внутренней описи, составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне обложки дела.
209. Изменения состава документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и др.) отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись.
210. Для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния составляется заверительная надпись. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела и помещается в конце дела (тома, части). Если дело подшито (переплетено) без листа-заверителя, составленный по установленной форме лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне обложки дела.
211. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи (при ее наличии), наличие литерных и пропущенных номеров листов, номера листов с наклеенными фотографиями и документами (за исключением личных дел), номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак "+" (плюс).
212. Заверительная надпись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
213. При перенумерации листов в конце дела составляется новая заверительная надпись, старая надпись зачеркивается, но сохраняется в деле.
214. Обложки дел оформляются согласно законодательству.
По окончании делопроизводственного года реквизиты обложек дел, подлежащих полному оформлению, уточняются: при изменении наименования структурного подразделения организации здравоохранения, при передаче дела в другую организацию. В период формирования дела на обложке указывается новое наименование (сверху), а прежнее заключается в скобки; в заголовках дел с распорядительными документами, протоколами, состоящих из нескольких томов, указываются их номера; на обложке дела проставляется дата дела (крайние даты документов, включенных в дело). Если в дело включены документы за более ранний период, чем год формирования дела, то под датой дела делается отметка "Имеются документы за ... год(ы)". Из листа-заверителя на обложку дела выносится количество листов в деле. При внесении дела в сводную опись в соответствии с требованиями пункта 14 настоящей Инструкции на обложке дела проставляется архивный шифр (номер фонда, описи и дела по описи).
215. Дата на обложке дела обозначается арабскими цифрами. Даты дел с планами, отчетами, штатными расписаниями, личными карточками уволенных работников, лицевыми счетами, дел, сформированных из нескольких личных дел уволенных работников, и дел, содержащих один документ, включают только год. Крайними датами личного дела являются даты приказов о приеме и увольнении работника, на которого заведено дело.
216. Надписи на обложках делаются четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой. Допускается оформление реквизитов обложки с помощью технических средств на отдельном листе с последующей наклейкой его на обложку дела.
217. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются.
ГЛАВА 12 СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ
218. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, их учета и систематизации. Описи составляются ежегодно на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, дела со специальной документацией.
219. Описи дел составляются в структурных подразделениях работниками, ответственными за делопроизводство.
220. Описи дел структурных подразделений должны быть составлены и оформлены в установленном порядке не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлены в архив организации здравоохранения в течение следующего делопроизводственного года. Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений.
221. Перед внесением заголовков дел в опись проверяется соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации, производится полистный просмотр дел. При просмотре дела проверяется соответствие заголовка дела содержанию документов в деле, правильность оформления и группировки документов, включенных в дело, качество подшивки или переплета, нумерация листов дела, наличие и правильность оформления внутренней описи дела в случаях, определенных пунктом 302 настоящей Инструкции, наличие и правильность оформления заверительной надписи. Обнаруженные нарушения установленных правил формирования и оформления дел устраняются в структурных подразделениях.
222. При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если поиск оказался безрезультатным, то на отсутствующие дела составляется справка с изложением причин их отсутствия. Справка подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел в архив организации.
223. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:
каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;
порядок нумерации дел в описи - валовый;
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками заголовок первого дела указывается полностью, а заголовки последующих дел обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок дела воспроизводится полностью);
переходящие дела, содержащие документы за несколько лет, включаются в опись дел по году заведения; при составлении описей дел последующих лет, в течение которых формирование переходящих дел было продолжено, в них за последней описательной строкой каждого года делаются ссылки на номера дел по описи того года, в которую эти переходящие дела были включены.
Например:
Документы за 2009 г. см. также в описи N 3/2009 за 2009 г., дела N 5, 9.
224. Графа "Примечание" описи используется для отметок о передаче дел в архив организации здравоохранения, о делах, принятых из других структурных подразделений в течение делопроизводственного года, об особенностях физического состояния дел и т.п.
225. Описи дел структурных подразделений организации здравоохранения имеют порядковые номера. Номер описи состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел организации здравоохранения, года, за который дела включаются в опись. К номеру описи дел по личному составу добавляется буквенное обозначение "лс", а к номеру описи дел временного (свыше 10 лет) хранения - "в".
226. В конце описи дел структурного подразделения (за последней описательной строкой) составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).
227. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления, согласовывается и утверждается руководителем структурного подразделения.
228. Описи дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах. Один экземпляр остается в структурном подразделении, второй передается в архив вместе с делами.
229. На обложках дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, мягким черным графитным карандашом производится временная шифровка дел в соответствии с описью дел структурного подразделения.
230. По описям дел структурных подразделений документы сдаются в архив организации здравоохранения. На основе описей дел структурных подразделений составляются годовые разделы сводных описей дел.
231. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется в 4 экземплярах.
232. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется в 2 экземплярах, согласовывается ЭК организации здравоохранения и утверждается руководителем организации здравоохранения.
233. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется в 3 экземплярах.
234. Документы профсоюзного комитета включаются в отдельную опись дел, составляемую по форме, установленной для описей дел структурных подразделений. Дела профсоюзного комитета передаются в архив организации здравоохранения в порядке, установленном для передачи дел структурных подразделений, и включаются в годовые разделы сводной описи дел.
ГЛАВА 13 ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
235. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передаче в архив организации здравоохранения.
236. Дела должны быть переданы в архив организации здравоохранения и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее двух лет после их завершения делопроизводством.
237. Передача дел в архив организации здравоохранения осуществляется только по описям дел структурных подразделений, составляемым в соответствии с требованиями главы 14 настоящей Инструкции.
238. Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации здравоохранения не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению. Передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив допускается в исключительных случаях по решению руководителя организации здравоохранения или его заместителей. Передача таких дел в архив может осуществляться по согласованию с архивом организации здравоохранения по номенклатуре дел.
239. Дела передаются в архив организации здравоохранения по графику. График составляется лицом, ответственным за архив, согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем организации здравоохранения или его заместителями.
240. При приеме-передаче дел в архив лицом, ответственным за архив, проверяются правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации здравоохранения. Выявленные при проверке недостатки устраняются работниками структурных подразделений.
241. Дела передаются в архив в присутствии лица, ответственного за архив, в присутствии работника структурного подразделения. В обоих экземплярах описи в графе "Примечание" каждого заголовка дела проставляются отметки о наличии дел. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, наименования должностей, подписи, расшифровки подписей лица, передавшего дела, и лица, ответственного за архив, принявшего дела.
242. Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров в описи на обе стороны. Дела доставляются в архив работниками структурных подразделений.
243. Порядок передачи документов производится в соответствии с Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь.
ГЛАВА 14 УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ С ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ
244. Отбор дел к уничтожению осуществляется по результатам экспертизы ценности документов после подготовки сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и оформляется актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
245. Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица. В организации здравоохранения создана постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Проверку правильности произведенного отбора осуществляет ЭК организации здравоохранения.
246. После проведения экспертизы ценности документов на дела с истекшим сроком хранения составляется акт о выделении их к уничтожению. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, может составляться как на дела всей организации, так и на дела отдельного структурного подразделения. На документы с отметкой "ЭПК" составляется отдельный акт.
247. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, составляется по форме, установленной законодательством. В акте указываются:
заголовки отдельных дел или групповые заголовки однородных дел;
дата или крайние даты дел;
номера номенклатур дел, в которых были учтены выделяемые к уничтожению дела, или номера описей дел временного хранения, в которые были включены выделяемые к уничтожению дела (для дел со сроком хранения более 10 лет, в том числе по личному составу), номера описей дел постоянного хранения, из которых в ходе их переработки отдельные дела или документы выделены к уничтожению; индексы дел по номенклатуре дел или номера дел по описи; количество дел (каждый том учитывается как отдельное дело); сроки хранения дел и номера статей (пунктов) по перечням.
Например:
5 л., п. 461
248. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании ЭК организации здравоохранения одновременно со сводными описями дел.
249. Акт утверждается руководителем организации здравоохранения.
250. Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте.
251. Уничтожение документов, содержащих сведения, отнесенные в установленном порядке к государственным секретам, коммерческой и (или) иной охраняемой законом тайне, осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
ГЛАВА 15 ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
252. С момента заведения и до передачи в архив организации здравоохранения или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования.
253. Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство в соответствующих подразделениях, несут ответственность за сохранность документов и дел.
254. Дела хранятся в рабочих комнатах и (или) специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
255. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в шкафах в вертикальном положении корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
256. Документы и дела, находящиеся на оперативном хранении, могут выдаваться в пользование в пределах организации здравоохранения структурным подразделениям, сторонним организациям и в случаях, определенных действующим законодательством, гражданам.
257. Выдача документов и дел в пользование структурному подразделению организации здравоохранения производится с разрешения руководителя структурного подразделения.
258. Выдача документов и дел сторонней организации производится на основании письменного запроса этой организации и резолюции руководителя организации здравоохранения или его заместителей.
259. Выдача документов и дел гражданам осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
260. Изъятие документов из дел постоянного хранения производится с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа.
261. Для контроля за возвратом на место выданного (изъятого) из дела документа помещается листок-заместитель. Для контроля за возвратом дел составляется карта-заместитель дела.
262. Личные дела работников подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел.
При увольнении или переводе работника, ответственного за учет и сохранность личных дел, имеющиеся личные дела передаются другому работнику по акту приема-передачи дел.
263. Личные дела могут выдаваться во временное пользование работникам организации здравоохранения либо сторонним организациям в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. Личные дела выдаются во временное пользование с разрешения руководителя организации здравоохранения.
При выдаче личного дела во временное пользование запрещается производить какие-либо исправления и извлекать из него отдельные документы либо включать новые.
Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел используется контрольная карточка, которая заполняется и оформляется на каждое выданное дело. Контрольная карточка помещается на место выданного дела.
264. Руководитель организации здравоохранения приказом не реже одного раза в пять лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров.
265. При выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел комиссия составляет акт, представляемый на утверждение руководителю организации здравоохранения.
ГЛАВА 16 УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И УДОСТОВЕРЕНИЙ ОРГАНИЗАЦИИ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
266. Порядок использования и ответственность за хранение печатей закрепляются в локальных нормативных актах организации здравоохранения, разрабатываемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
267. Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется организацией здравоохранения на основании законодательства Республики Беларусь.
268. Учет имеющихся, заказ и изготовление новых печатей и штампов производится __________________________________________. Выдача их лицам, ответственным за хранение и использование, производится под расписку в журнале.
269. Печати, штампы хранятся в сейфах или закрывающихся металлических шкафах.
270. При утрате печатей, штампов ответственный за их хранение обязан немедленно сообщить об этом руководству структурного подразделения, а также в ______________________________________________.
271. Удостоверения личности выдаются __________________________________ под расписку в регистрационном журнале.
272. Командировочные удостоверения учитываются в _____________________________________________ в регистрационном журнале.
Должность Подпись Расшифровка подписи
Приложения к документу:
Какие документы есть еще:
- Все документы из раздела «Инструкция»
- Рубрикатор всех типовых образцов и бланков документов Белоруссии
Что еще скачать по теме «Инструкция»:
- Программа (инструкция) вводного инструктажа по охране труда
- Инструкция для рабочих по общим вопросам охраны труда
- Инструкция для специалистов, ответственных за исправное состояние машин и механизмов, оборудования и оснастки, не подлежащих регистрации в Проматомнадзоре
- Инструкция для лица, ответственного за содержание грузоподъемных машин (кранов) в исправном состоянии
- Инструкция для лица, ответственного за безопасное производство работ кранами
- Инструкция о мерах пожарной безопасности в административных помещениях
- Инструкция о порядке отпуска, транспортировки и приемки светлых нефтепродуктов
- Инструкция о порядке ведения личных карточек работников (Образец заполнения)
- Инструкция о порядке заключения договоров, организации учета и контроля за исполнением договорных обязательств
- Инструкция о порядке организации и проведения работ по защите нераскрытой информации
- Каким должен быть правильно составленный трудовой договор
Трудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных. - Как грамотно составить договор займа
Взятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа. - Правила составления и заключения договора аренды
Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение. - Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставки
В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.
- Все договоры
- Все бланки
- Авторский договор, авторский заказ
- Агентский, субагентский договор и соглашение
- Договор аренды, субаренды: недвижимости, имущества
- Договор банковского счета, вклада-депозита, обслуживания
- Брачный договор, контракт, семья
- Договор безвозмездного пользования, оказания услуг
- Договор возмездного оказания услуг
- Договор гарантии и гарантийного обслуживания
- Договор дарения, пожертвования
- Договор доверительного управления
- Договор займа, беспроцентного займа
- Договор задатка, аванса
- Договор залога недвижимости, имущества, прав
- Договор комиссии, субкомиссии на покупку, продажу
- Договор концессии, франчайзинга
- Договор купли-продажи товара, имущества, акций
- Договор лизинга, сублизинга, финансовой аренды
- Лицензионный, сублицензионный договор
- Договор мены, бартера, обмена
- Договор найма, поднайма жилого помещения
- Договор на выполнение работ, оказание услуг
- Договор обучения, стажировки, переподготовки
- Договор перевода долга
- Договор подряда, субподряда
- Договор поручения, договор поручительства
- Договор поставки товара, продукции, оборудования
- Договор представительства: юридического, коммерческого
- Договор о совместной деятельности
- Договор страхования, перестрахования
- Договор уступки требований, договор цессии
- Договор хранения товара, имущества
- Трудовой договор, контракт, соглашение
- Удостоверительная надпись
- Прочие договора