Инструкция о порядке заключения договоров, организации учета и контроля за исполнением договорных обязательств
Открыть документ в галерее:
Текст документа:
УТВЕРЖДАЮ Директор ___________________________ ________________________ г.
ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ЗАКЛЮЧЕНИЯ ДОГОВОРОВ, ОРГАНИЗАЦИИ УЧЕТА И КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОГОВОРНЫХ ОБЯЗАТЕЛЬСТВ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция о порядке заключения договоров, организации учета и контроля за исполнением договорных обязательств (далее - Инструкция) распространяется на договоры, заключаемые ___________________________________ "______________" (далее - Общество).
1.2. Инструкция устанавливает единый порядок заключения, изменения, расторжения, признания недействительными заключаемых от имени Общества договоров, организации учета, хранения и контроля за выполнением договорных обязательств.
1.3. Инструкция обязательна к исполнению всеми структурными подразделениями Общества.
1.4. Договорно-правовая работа в Обществе должна обеспечивать:
- своевременное и качественное заключение договоров с контрагентами на условиях, максимально удовлетворяющих хозяйственные нужды и экономические интересы Общества;
- строгий контроль за исполнением договорных обязательств Обществом и его контрагентами;
- анализ причин, вызывающих неисполнение или ненадлежащее исполнение договоров, а также разработку мероприятий по их устранению.
2. СУБЪЕКТЫ ДОГОВОРНО-ПРАВОВОЙ РАБОТЫ
2.1. Координацию договорной работы, контроль за исполнением договорных обязательств и анализ практики заключения и исполнения договоров осуществляют ______________________________________________________________________.
2.2. Организацию централизованного учета договоров осуществляет ______________________________________________.
2.3. В договорно-правовой работе участвуют ___________________________________________________ (далее - исполнители).
2.4. Для целей Инструкции к ответственным исполнителям относятся должностные лица, в компетенцию которых входит организация заключения и сопровождения исполнения договоров.
2.5. Исполнители несут персональную ответственность за ненадлежащее оформление и неисполнение договорных обязательств.
3. ПОРЯДОК, СРОКИ ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ХРАНЕНИЕ ДОГОВОРОВ
3.1. Договоры в Обществе заключаются в течение всего финансово-хозяйственного года. За 3 месяца до окончания года в Обществе начинается договорная кампания. Основные принципы, сроки и порядок проведения конкретной договорной кампании определяются приказом директора, проект которого составляется _________________________________________________.
3.2. Заключение договоров по инициативе контрагентов.
3.2.1. Все проекты договоров, поступившие в адрес Общества, первично регистрируются в ____________________ в журнале регистрации входящих договоров в день их поступления. На проекте договора ставится входящий номер и дата первичной регистрации.
3.2.2. Не позднее следующего дня с момента получения проект договора вручается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации.
Проект договора, доставленный в Общество ответственным исполнителем, также подлежит первичной регистрации в журнале регистрации входящих договоров.
3.2.3. Без соответствующей первичной регистрации проект договора к рассмотрению исполнителями не принимается.
3.2.4. В случае признания ответственным исполнителем нецелесообразным заключать поступивший в адрес Общества договор ответственный исполнитель возвращает проект договора в ______________________ с отметкой об отказе в заключении договора за своей подписью.
На основании полученного от ответственного исполнителя проекта договора с отметкой об отказе в заключении договора ______________________ передает проект договора с отметкой об отказе директору для окончательного решения.
В случае признания нецелесообразным заключения договора на предложенных контрагентом условиях на основании письменной резолюции директора ответственный исполнитель обязан обеспечить письменное уведомление контрагента о не достижении соглашения.
3.2.5. Изученный и надлежаще оформленный договор визируется ответственным исполнителем с указанием должности и фамилии, имени, отчества завизировавшего договор лица.
3.2.6. Завизированный ответственным исполнителем договор передается им на согласование (визирование) исполнителям: ________________________________________________________________.
3.2.7. Согласованный (завизированный) исполнителями проект договора передается ответственным исполнителем на подпись директору.
3.2.8. Ответственные исполнители могут привлекать к разработке условий договора структурные подразделения Общества, связанные с реализацией данного договора, для получения соответствующих заключений.
Сроки согласования условий договора и подготовки заключения в каждой из служб не должны превышать 3-х дней. Заключения по проектам договоров подписываются руководителями соответствующих служб или уполномоченными ими ответственными работниками.
3.2.9. Договоры подлежат обязательной предварительной правовой, финансово-экономической, бухгалтерской экспертизе.
3.2.10. Правом подписания договоров пользуются:
- по должности - в соответствии с уставом - директор Общества;
- по доверенности - должностные лица Общества, уполномоченные на то директором.
Полномочия должностных лиц на подписание договоров могут быть ограничены уставом Общества, приказом или доверенностью, выдаваемой директором в части предмета, суммы, сроков и других существенных условий договора.
Срок подписания договора - по его представлении, но не позднее 3-х дней.
3.2.11. Если при изучении проекта договора возникают возражения по его условиям, то ответственным исполнителем составляется протокол разногласий в трех экземплярах, два из них должны быть направлены контрагенту, один остается в _____________________. О наличии протокола разногласий делается соответствующая запись в проекте договора.
Протокол разногласий визируется, согласовывается и подписывается в том же порядке, что и проект договора.
3.2.12. Не позднее 10-дневного срока с момента поступления договор с сопроводительным письмом, а при наличии разногласий - с протоколом разногласий должен быть направлен контрагенту. В сопроводительном письме, составляемом ответственным исполнителем, сообщается о возврате надлежаще оформленного договора и перечисляются приложения (протокол разногласий, спецификация и т.д.) с указанием количества листов каждого.
3.2.13. Подготовленный к отправке договор со всей прилагаемой к нему документацией подлежит обязательной регистрации ___________________ в журнале входящих договоров.
Только при наличии регистрации на подписанный договор и протокол разногласий (если таковой имеется) ставится печать Общества.
3.2.14. Договор отправляется _____________________ заказным письмом под отдельную квитанцию или вручается ответственному исполнителю под роспись для передачи контрагенту.
3.2.15. В случае сообщения контрагентом о своем несогласии с условиями договора, предложенными в протоколе разногласий, договор считается незаключенным. В случае, если условиями договора или дополнительным соглашением сторон предусматривается возможность преддоговорного урегулирования разногласий в хозяйственном суде, ответственный исполнитель может передать соответствующие материалы в юридическую службу для предъявления иска.
3.2.16. После согласования всех существенных условий __________________ делается соответствующая отметка о вступлении договора в юридическую силу в журнале регистрации входящих договоров, после чего на договоре и протоколе разногласий (если таковой имеется) ________________ ставится соответствующий штамп. Без указанного штампа договор к исполнению не принимается.
3.3. Заключение договоров по инициативе Общества.
3.3.1. Проекты договоров, заключаемых по инициативе Общества, составляются ответственными исполнителями. Такие договоры визируются, согласовываются и подписываются в порядке и сроки, предусмотренные пунктом 3.2.5 - 3.2.10 настоящей Инструкции.
3.3.2. Подписанный проект договора подлежит обязательной первичной регистрации в договорно-правовом секторе в журнале регистрации исходящих договоров. Только при наличии соответствующей регистрации на подписанный договор ставится печать.
3.3.3. Скрепленный печатью проект договора вместе с сопроводительным письмом, составленным ответственным исполнителем, направляется __________________ заказным письмом под отдельную квитанцию или вручается ответственному исполнителю для передачи контрагенту.
В сопроводительном письме указываются сведения о направлении проекта договора, перечисляются приложения к нему (спецификация и пр.) с указанием количества листов каждого.
3.3.4. О поступившем от контрагента надлежаще оформленном договоре ______________________ делает соответствующую отметку как о вступившем в юридическую силу в журнале регистрации исходящих договоров в день его поступления, о чем на поступившем экземпляре договора ставится соответствующий штамп. Без указанного штампа договор к исполнению не принимается.
3.3.5. При несогласовании контрагентом всех существенных условий, предложенных в проекте договора, поступивший протокол разногласий подлежит обязательной регистрации в __________________ в журнале регистрации исходящих договоров в день его поступления.
Без соответствующей регистрации протокол разногласий к рассмотрению исполнителями не принимается.
3.3.6. Не позднее следующего дня с момента поступления протокол разногласий вручается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации.
3.3.7. Ответственный исполнитель рассматривает предложения контрагента и принимает меры к урегулированию возникших разногласий, в том числе путем отправки писем, телеграмм и пр.
3.3.8. Ответ на протокол разногласий должен быть направлен контрагенту в 10-дневный срок с момента получения Обществом протокола разногласий. Ответ может быть оформлен в виде подписания предложенного контрагентом протокола разногласий или в виде письма или телеграммы, в которых принимаются условия контрагента.
3.3.9. Ответственный исполнитель вправе по своему усмотрению привлечь к разработке условий договора, проведению экспертизы и подготовке заключения любую службу Общества.
3.3.10. Оформленный в установленном порядке ответ на протокол разногласий регистрируется в журнале регистрации исходящих договоров и в день поступления от ответственного исполнителя направляется в адрес контрагента заказным письмом или вручается контрагенту под расписку. Ответ на протокол разногласий после соответствующей регистрации может быть вручен под расписку ответственному исполнителю Общества для передачи контрагенту.
3.3.11. После согласования сторонами всех существенных условий договора __________________ делает на экземпляре договора соответствующую отметку как о вступившем в силу в порядке, предусмотренном п. 3.3.4. Инструкции.
3.3.12. В случае отклонения контрагентом предложенных ему условий ответственный исполнитель принимает решение о признании договора незаключенным или передает материалы юридической службе для судебного урегулирования преддоговорного спора, если такое условие предусмотрено договором или дополнительным соглашением сторон. Срок подачи искового заявления по преддоговорному спору - 20 дней с момента получения протокола разногласий.
3.3.13. Подлинные экземпляры договоров и деловой переписки к ним учитываются и хранятся в ________________, а ответственным исполнителям передаются соответствующие копии.
4. ИСПОЛНЕНИЕ, ИЗМЕНЕНИЕ, РАСТОРЖЕНИЕ ДОГОВОРОВ
4.1. Договор может быть изменен, расторгнут, признан недействительным по взаимному согласию сторон путем оформления дополнительного двустороннего соглашения или путем обмена письмами или телеграммами.
4.2. Требования об изменении, расторжении, признании договора недействительным или ответы на соответствующие требования контрагентов оформляются ответственным исполнителями в порядке, предусмотренном Инструкцией для заключения договоров.
4.3. При несогласовании с контрагентом условий об изменении, расторжении, признании договора недействительным ответственный исполнитель передает соответствующие материалы в юридическую службу для судебного урегулирования возникших разногласий.
4.4. При получении Обществом предложений контрагентов об изменении, расторжении, признании договора недействительным, ответ должен быть дан ответственным исполнителем в 10-дневный срок с момента получения соответствующих предложений.
4.5. В случае изменения условий договора по взаимному согласованию сторон и оформления соответствующих изменений в виде дополнительных соглашений, ответственные исполнители обязаны не позднее трех дней с момента оформления представлять в __________________ соответствующие дополнительные соглашения, где они будут подлежать обязательной регистрации в соответствующем журнале учета договоров (входящих или исходящих).
4.6. Условия договора реализуются подразделениями Общества, имеющими соответствующие функциональные обязанности.
При заключении комплексных договоров, когда от имени Общества в реализации их условий участвуют несколько структурных подразделений, приказом директора должен быть назначен ответственный исполнитель и распределены обязанности между подразделениями.
4.7. Централизованные профильные службы Общества: юридическая, бухгалтерская, коммерческая и другие осуществляют последующую экспертизу всех заключаемых Обществом договоров для принятия мер оперативного реагирования, недопущения ущемления интересов Общества, а также повышения ответственности руководителей за экономическую и правовую целесообразность заключения договоров.
4.8. При осуществлении расчетов по договорам, оформленным в установленном Инструкцией порядке, на бухгалтерскую службу возлагается контроль за своевременностью платежа, а также за соответствием назначения платежа, указанного в служебной записке ответственного исполнителя, предмету договора.
4.9. На юридическую службу возлагается проведение юридической экспертизы текста договора на предмет его соответствия требованиям законодательства и локальным нормативным правовым актам Общества, регулирующего порядок и условия заключения, исполнения, изменения и расторжения договоров.
4.10. На бухгалтерскую службу возлагается контроль за корректностью формулировки предмета договора для целей его (договора) последующего учета, а также для избежания неблагоприятных налоговых последствий.
4.11. Для обеспечения максимальной экономической эффективности и юридической обоснованности заключаемых договоров, директором, ___________________________________ может быть инициирована проверка обоснованности выбора контрагента, товара (продукта), услуги (работы) или условий договора. С этой целью приказом директора может быть создана рабочая комиссия из перечисленных должностных лиц. Председателем комиссии назначается должностное лицо, инициировавшее проверку. Комиссия имеет право получать от должностных лиц Общества документы, справки; проверять расчеты и другие сведения, а также брать письменные объяснения у проверяемых ею лиц. Комиссия может через работников Общества либо самостоятельно получать сведения об аналогичных предложениях на товар (продукт), услугу (работу), присутствующих на открытом рынке. В заключении, выносимом членами комиссии, дается оценка деятельности проверяемого лица и предложение руководству о поощрении проверяемого лица либо о наложении дисциплинарного взыскания с возложением на него имущественной ответственности за причиненный ущерб.
4.12. Для организации надлежащего учета и контроля за исполнением договорных обязательств:
4.12.1. все руководители структурных подразделений прямого подчинения директору Общества не позднее 10 числа следующего за истекшим кварталом месяца передают в ____________________ отчет об исполнении договорных обязательств с указанием причин, обусловивших их неисполнение или ненадлежащее исполнение;
4.12.2. ______________________________________ не позднее 20 числа следующего за истекшим кварталом месяца на основании поступивших от руководителей сведений с привлечением специалистов других служб составляют сводный отчет об исполнении Обществом и его контрагентами договорных обязательств с анализом причин, обусловивших их неисполнение или ненадлежащее исполнение.
По результатам анализа директор Общества издает соответствующий приказ.
5. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
5.1. Исполнители обязаны:
- строго руководствоваться требованиями сохранения коммерческой тайны и конфиденциальной информации Общества;
- быть вежливыми и корректными по отношению к партнерам по договорам.
Примечания:
1. Инструкция разработана юридической службой Общества в соответствии с требованиями законодательства и экономическими интересами Общества, является обязательной для исполнителей.
2. Одновременно с ознакомлением исполнителя с Инструкцией ее копия вручается исполнителю и должна храниться на его рабочем месте со служебной документацией.
3. Содержание Инструкции относится к сведениям, составляющим коммерческую тайну Общества.
СОГЛАСОВАНО
______________
______________ г.
С настоящей инструкцией ознакомлен:
_____________________________________________
(личная подпись, фамилия, инициалы, дата)
Разработано юристами ОДО "ИПМ-Консалт центр права"
тел.200-44-99; e-mail: lawyer@inep.biz
Приложения к документу:
- Инструкция о порядке заключения договоров, организации учета и контроля за исполнением договорных обязательств.pdf (Adobe Reader)
Какие документы есть еще:
- Все документы из раздела «Инструкция»
- Рубрикатор всех типовых образцов и бланков документов Белоруссии
Что еще скачать по теме «Инструкция»:
- Инструкция о порядке организации и проведения работ по защите нераскрытой информации
- Инструкция оказание первой помощи пострадавшим при ожогах, кровотечениях, переломах, ушибах, поражении электрическим током (для работников, занятых в проведении погрузочно-разгрузочных работ и размещении грузов)
- Инструкция по безопасной работе машин и механизмов вблизи ЛЭП и в охранных зонах электрических сетей
- Инструкция по безопасности труда в насосных станциях предприятий нефтепродуктообеспечения
- Инструкция по ведению личных карточек работников
- Инструкция по мерам безопасности при эксплуатации паровых и водогрейных котлов с давлением не свыше 0,07 МПа на предприятиях нефтепродуктообеспечения
- Инструкция по охране объекта
- Инструкция по общим правилам безопасности при проведении огневых работ на предприятиях нефтепродуктообеспечения
- Инструкция по общим правилам охраны труда и пожарной безопасности для работающих на предприятиях нефтепродуктообеспечения
- Инструкция по организации безопасного проведения газоопасных работ на предприятиях нефтепродуктообеспечения
- Каким должен быть правильно составленный трудовой договор
Трудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных. - Как грамотно составить договор займа
Взятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа. - Правила составления и заключения договора аренды
Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение. - Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставки
В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.
- Все договоры
- Все бланки
- Авторский договор, авторский заказ
- Агентский, субагентский договор и соглашение
- Договор аренды, субаренды: недвижимости, имущества
- Договор банковского счета, вклада-депозита, обслуживания
- Брачный договор, контракт, семья
- Договор безвозмездного пользования, оказания услуг
- Договор возмездного оказания услуг
- Договор гарантии и гарантийного обслуживания
- Договор дарения, пожертвования
- Договор доверительного управления
- Договор займа, беспроцентного займа
- Договор задатка, аванса
- Договор залога недвижимости, имущества, прав
- Договор комиссии, субкомиссии на покупку, продажу
- Договор концессии, франчайзинга
- Договор купли-продажи товара, имущества, акций
- Договор лизинга, сублизинга, финансовой аренды
- Лицензионный, сублицензионный договор
- Договор мены, бартера, обмена
- Договор найма, поднайма жилого помещения
- Договор на выполнение работ, оказание услуг
- Договор обучения, стажировки, переподготовки
- Договор перевода долга
- Договор подряда, субподряда
- Договор поручения, договор поручительства
- Договор поставки товара, продукции, оборудования
- Договор представительства: юридического, коммерческого
- Договор о совместной деятельности
- Договор страхования, перестрахования
- Договор уступки требований, договор цессии
- Договор хранения товара, имущества
- Трудовой договор, контракт, соглашение
- Удостоверительная надпись
- Прочие договора