Должностная инструкция секретарю приемной руководителя
Открыть документ в галерее:
Текст документа:
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ ДОЛЖНОСТНАЯ Наименование должности ИНСТРУКЦИЯ руководителя организации _________ N ___________ Подпись Расшифровка подписи Место составления Дата СЕКРЕТАРЮ ПРИЕМНОЙ РУКОВОДИТЕЛЯ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Секретарь приемной руководителя относится к категории специалистов, принимается на работу и увольняется с работы приказом руководителя организации.
2. На должность секретаря приемной руководителя назначается лицо, имеющее высшее (среднее специальное) образование без предъявления требований к стажу работы.
3. В своей деятельности секретарь приемной руководителя руководствуется:
- законодательными и нормативными документами, регулирующими соответствующие вопросы;
- методическими материалами, касающимися вопросов его деятельности;
- уставом организации;
- приказами руководителя организации (непосредственного руководителя);
- правилами и нормами гигиены труда, правилами трудового распорядка;
- настоящей должностной инструкцией.
4. Секретарь приемной руководителя должен знать:
- нормативные правовые акты, другие руководящие и методические материалы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
- структуру и руководящий состав организации и ее подразделений;
- организацию делопроизводства;
- методы оформления и обработки документов;
- архивное дело;
- машинопись;
- правила пользования приемно-переговорными устройствами;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
- основы этики и эстетики;
- правила делового общения;
- основы организации труда и управления;
- правила эксплуатации вычислительной техники;
- основы административного права и законодательства о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
5. Во время отсутствия секретаря приемной руководителя его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за их надлежащее исполнение.
2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
6. Для выполнения возложенных на него функций секретарь приемной руководителя обязан:
6.1. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.
6.2. Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
6.3. Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
6.4. Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя организации.
6.5. Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
6.6. Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать их качественное редактирование.
6.7. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
6.8. По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.
6.9. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.
6.10. Осуществлять контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль.
6.11. Вести контрольно-регистрационную картотеку.
6.12. Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.
6.13. Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных.
6.14. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
6.15. Копировать документы на персональном ксероксе.
6.16. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.
6.17. Оказывать содействие и сотрудничать с нанимателем в деле обеспечения здоровых и безопасных условий труда, немедленно сообщать непосредственному руководителю о каждом случае производственного травматизма и профессионального заболевания, а также о чрезвычайных ситуациях, которые создают угрозу здоровью и жизни для него и окружающих, обнаруженных недостатках и нарушениях охраны труда.
6.18. Принимать необходимые меры по ограничению развития аварийной ситуации и ее ликвидации, оказывать первую помощь пострадавшему, принимать меры по вызову скорой помощи, аварийных служб, пожарной охраны.
3. ПРАВА
7. Секретарь приемной руководителя имеет право:
7.1. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.
7.2. Знакомиться с соответствующими документами и информацией, необходимыми для качественного выполнения своих обязанностей.
7.3. Повышать свою квалификацию в установленном порядке.
7.4. Требовать от руководства оказания содействия в осуществлении своих обязанностей.
7.5. Принимать участие в обсуждении вопросов охраны труда, выносимых на рассмотрение собраний (конференций) трудового коллектива (профсоюзной организации).
4. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ (СВЯЗИ ПО ДОЛЖНОСТИ)
8. Секретарь приемной руководителя подчиняется _____________________ __________________________________________________________________________. 9. Секретарь приемной руководителя взаимодействует по вопросам, входящим в его компетенцию, с работниками следующих структурных подразделений организации: - с _________________________________________________________________: получает: __________________________________________________________________________; представляет: __________________________________________________________________________; - с _________________________________________________________________: получает: __________________________________________________________________________; представляет: __________________________________________________________________________.
5. ОЦЕНКА РАБОТЫ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
10. Работу секретаря приемной руководителя оценивает непосредственный руководитель (иное должностное лицо).
11. Секретарь приемной руководителя несет ответственность:
11.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией,- в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Республики Беларусь.
11.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.
11.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.
11.4. За несоблюдение правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты - в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Республики Беларусь и локальных актов в _____________________.
Наименование должности руководителя структурного подразделения _________ _______________________ Подпись Расшифровка подписи Визы С инструкцией ознакомлен _________ _______________________ Подпись Расшифровка подписи _______________________ Дата
КОММЕНТАРИЙ
Должностная инструкция разработана в соответствии с квалификационным справочником должностей служащих для всех видов деятельности, утвержденным постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30 декабря 1999 г. N 159 (с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 24 февраля 2009 г. N 29).
Данная инструкция является примерной. Она может применяться как основа при разработке соответствующей инструкции работника с учетом специфики деятельности организации.
Приложения к документу:
- Должностная инструкция секретарю приемной руководителя.pdf (Adobe Reader)
Какие документы есть еще:
- Все документы из раздела «Должностная инструкция»
- Рубрикатор всех типовых образцов и бланков документов Белоруссии
Что еще скачать по теме «Должностная инструкция»:
- Должностная инструкция секретарю учебной части
- Должностная инструкция секретарю-референту
- Должностная инструкция системному аналитику
- Должностная инструкция системному архитектору
- Должностная инструкция скульптору
- Должностная инструкция советнику торгово-промышленной палаты
- Должностная инструкция социальному работнику
- Должностная инструкция социологу
- Должностная инструкция специалиста по технической инвентаризации
- Должностная инструкция специалисту (выпуск 1 ЕКСД "Должности служащих для всех видов деятельности")
- Каким должен быть правильно составленный трудовой договор
Трудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных. - Как грамотно составить договор займа
Взятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа. - Правила составления и заключения договора аренды
Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение. - Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставки
В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.
- Все договоры
- Все бланки
- Авторский договор, авторский заказ
- Агентский, субагентский договор и соглашение
- Договор аренды, субаренды: недвижимости, имущества
- Договор банковского счета, вклада-депозита, обслуживания
- Брачный договор, контракт, семья
- Договор безвозмездного пользования, оказания услуг
- Договор возмездного оказания услуг
- Договор гарантии и гарантийного обслуживания
- Договор дарения, пожертвования
- Договор доверительного управления
- Договор займа, беспроцентного займа
- Договор задатка, аванса
- Договор залога недвижимости, имущества, прав
- Договор комиссии, субкомиссии на покупку, продажу
- Договор концессии, франчайзинга
- Договор купли-продажи товара, имущества, акций
- Договор лизинга, сублизинга, финансовой аренды
- Лицензионный, сублицензионный договор
- Договор мены, бартера, обмена
- Договор найма, поднайма жилого помещения
- Договор на выполнение работ, оказание услуг
- Договор обучения, стажировки, переподготовки
- Договор перевода долга
- Договор подряда, субподряда
- Договор поручения, договор поручительства
- Договор поставки товара, продукции, оборудования
- Договор представительства: юридического, коммерческого
- Договор о совместной деятельности
- Договор страхования, перестрахования
- Договор уступки требований, договор цессии
- Договор хранения товара, имущества
- Трудовой договор, контракт, соглашение
- Удостоверительная надпись
- Прочие договора